Kompatible Dokumente entsprechen den mit einem Akkreditiv verbundenen Bedingungen, die es einer Bank ermöglichen, im Namen eines Käufers eine Zahlung an einen Verkäufer freizugeben. Akkreditive werden bei Handelstransaktionen, insbesondere im Ausland, verwendet, um den Geldverkehr zu erleichtern und beiden Beteiligten einen gewissen Schutz zu bieten. Gemäß den Bedingungen kann der Verkäufer, wenn der Verkäufer die Ware an den Käufer versendet und die Dokumentation erstellt, diese der Bank zur Zahlung vorlegen. Die Bank prüft diese Dokumente auf ihre Konformität und gibt eine Zahlung frei.
Dieser Prozess beginnt mit einer Vereinbarung zwischen Käufer und Verkäufer, die eine detaillierte Beschreibung der verkauften Waren enthält. Dies wird bei der Erstellung des Akkreditivs verwendet, damit die Bank etwas mit den vom Verkäufer vorgelegten Dokumenten vergleichen kann. Wenn die Dokumentation zusammengestellt ist, muss sie vollständig sein und mit der Beschreibung der Bestellung des Käufers an die Bank übereinstimmen. Abweichungen können zu einer Ablehnung und keiner Zahlung für den Verkäufer führen.
Banken gehen bei der Prüfung der Unterlagen sehr vorsichtig vor, weil sie dem Käufer garantieren wollen, dass eine fehlerhafte Lieferung nicht bezahlt wird. Dies kann manchmal zu Ablehnungen aus relativ geringfügigen Gründen führen. Beispielsweise könnte eine Textilbestellung in Dokumenten, die an die Bank gesendet werden, eine Stofffarbe als „Lachs“ bezeichnen, während der Verkäufer sie als „rosa“ bezeichnet. Die Bank kann entscheiden, dass die Bestellung nicht mehr konform ist und die Zahlung zurückhält.
Bevor Verkäufer ein Informationspaket an die Bank senden, können sie nach Unstimmigkeiten suchen, die dazu führen könnten, dass eine Bank die Zahlung ablehnt. Entsprechende Dokumente sollten die Sendung genau und korrekt beschreiben, ohne Fälschungen. Verkäufer können den ursprünglichen Kaufvertrag einsehen, um sicherzustellen, dass sie das liefern, was der Käufer verlangt hat, und nach kleinen Varianten zu suchen, die ein Problem bei der Zahlungsabwicklung verursachen könnten. Wenn die Bank entscheidet, dass der Verkäufer keine konformen Dokumente eingereicht hat, muss die Transaktion erneut verarbeitet werden.
Der Begriff „konforme Dokumente“ wird auch auf andere Weise verwendet. Reisende müssen beispielsweise für den Grenzübertritt konforme Dokumente mit allen erforderlichen Merkmalen vorhalten, um die Zollkontrolle zu bestehen. Diese können ein klares Foto, detaillierte demografische Informationen und entsprechende Stempel und Vermerke umfassen. Dokumente müssen möglicherweise auch den von einer Agentur festgelegten Kodizes und Protokollen entsprechen, um für Aktivitäten wie die Beantragung von Zuschüssen akzeptiert zu werden.