Unternehmen und andere Organisationen sowie Einzelpersonen, die viele Informationen verarbeiten, benötigen Dokumentenverwaltungssysteme, um diese Informationen abzulegen, zu sichern, abzurufen und weiterzugeben. Dokumentenmanagement ist ein organisiertes System, das Dokumente und die darin enthaltenen Daten methodisch verarbeitet, speichert und wiederherstellt. Bei Papier- oder Papierdokumenten kann der Prozess einfach als Ablagesystem bezeichnet werden.
Dokumentenmanagement ist eine zeitgemäßere Version, die in der Regel die elektronische Erstellung, Speicherung und Abfrage von Dokumenten und anderen Dateien umfasst und den Zugriffsberechtigten einen sicheren Zugang bietet. Neben typischen Dokumenten wie Textdateien oder gescannten Kopien von Papierdokumenten kann die Dokumentenverwaltung auch Audio- und Videodateien, E-Mails, Faxe, Berichte, Fotos, Schriftarten, Grafiken und andere Bilder umfassen.
Eine Dokumentenmanagement-Software entstand im Bestreben, „papierlose“ Büros einzuführen. Als man erkannte, dass dieses Geschäftsmodell nicht perfektioniert werden konnte, begannen neuere Modelle, sowohl Papier- als auch elektronisches Dokumentenmanagement zu integrieren. Da Unternehmen unterschiedliche Anforderungen stellen, sind Dokumentenverwaltungssysteme speziell darauf ausgelegt, bestimmte Aspekte der Sortierung und Verwaltung von Informationen zu berücksichtigen.
Ein Beispiel ist die Bankenbranche. Anstatt stornierte Schecks zusammen mit Kontoauszügen zu versenden, erstellen Banken heutzutage digitale Miniaturkopien von Schecks und drucken sie bei Bedarf aus. Die Bank behält auch eine Kopie für ihre Unterlagen. Die tatsächlichen Schecks können vernichtet oder an einem sicheren Ort zur Sicherung im Falle einer Computerstörung oder beschädigter Daten aufbewahrt werden.
Ein weiteres gutes Beispiel sind Werbeagenturen. Anstatt erstklassigen Platz zum Aufbewahren von Storyboards und Präsentationsmaterialien zu verwenden, können diese Elemente in digitale Daten umgewandelt werden. Eine ganze Werbekampagne kann in wenige Dateien oder Ordner umgewandelt werden, die auf dem Computer gespeichert sind und die später nach Bedarf abgerufen, verteilt oder gedruckt werden können.
Dokumentenmanagement kann jede Büroumgebung effektiv rationalisieren. Indem Informationen klassifiziert, komfortabel gespeichert und leicht zugänglich gemacht werden, hilft dieser Prozess den Mitarbeitern, effizienter zu arbeiten. Dokumentenmanagement spart nicht nur Platz und Zeit, sondern auch Geld. Da es so viel effizienter ist als herkömmliche Ablagesysteme, kann es auch Stress am Arbeitsplatz reduzieren.