Eine elektronische Quittung ist ein elektronisch übermittelter Kauf- oder Liefernachweis. Der Empfänger kann dieses Dokument wie eine Papierquittung beim Umtausch, bei der Rücksendung oder bei Streitigkeiten mit dem Absender verwenden. Elektronische Quittungen können auch für Aktivitäten wie die Beantragung von Steuerabzügen verwendet werden. Es ist normalerweise möglich, sie auszudrucken, wenn eine Hardcopy erforderlich ist.
Die elektronische Quittung enthält einen eindeutigen Identifizierungscode, um auf die Bestellung zu verweisen, zusammen mit einer detaillierten Beschreibung. Es werden die Kontaktinformationen des Absenders und des Empfängers, die Zahlungsmethode und alle anderen relevanten Details notiert. Dieses Dokument kann auch eine elektronische Signatur tragen und Informationen zur Durchführung von Rückgaben und Umtausch enthalten.
Viele elektronische Quittungen werden per E-Mail verschickt, sie können aber auch über ein SMS-System an ein Mobiltelefon gesendet werden. Es kann auch möglich sein, Kopien herunterzuladen, wenn eine Quittung verloren geht oder nie ankommt. Der Empfänger kann sich auf der Website des Händlers anmelden und die Aufzeichnungen zu seinen Transaktionen überprüfen, um die benötigte elektronische Quittung zu finden. Bei einigen Transaktionen im Internet wird die Quittung nach Abschluss der Transaktion möglicherweise im Browser geladen und der Benutzer muss sie ausdrucken oder den Bestätigungscode zur späteren Bezugnahme notieren.
Einige Buchhaltungssoftware ist mit elektronischen Quittungen verbunden und integriert Quittungsdaten in die Buchhaltungsunterlagen des Kunden. Die Software kann die Informationen in das Hauptbuch des Benutzers eingeben, die Art des Kaufs klassifizieren und den neuen laufenden Saldo automatisch anpassen. Käufer können die Informationen auch korrigieren, wenn sie falsch sind; die Software könnte beispielsweise einen Kauf falsch klassifizieren oder eine elektronische Quittung herunterladen, die später geändert wird und einen falschen Betrag erfasst.
Online-Quittungen können Einkäufe dokumentieren und Aufschluss darüber geben, wie und wann ein Einkauf getätigt wurde. Sie bestätigen auch die Bestellung und können einen Mechanismus zur Korrektur bereitstellen, wenn sie falsch ist, obwohl dies normalerweise innerhalb eines sehr engen Fensters erfolgen muss. Quittungen können auch automatisch zum Zeitpunkt einer Lieferung erstellt werden. Versender können E-Mails an Absender und Empfänger senden, damit sie wissen, wann ein Paket ankommt, und die elektronische Quittung kann bei Streitigkeiten über die Lieferung erforderlich sein.
Die Verwendung elektronischer Quittungen kann umweltfreundlicher sein und auch die Buchhaltung erleichtern. Der Benutzer kann Kopien in einem Buchhaltungsprogramm aufbewahren, Journaleinträge mit bestimmten Belegen verknüpfen und Belege auf Anfrage in einem bequemen elektronischen Format bereitstellen. Wenn Quittungen die Käufe dokumentieren, die ein Verbraucher steuerlich geltend machen möchte, ist es wichtig, sicherzustellen, dass sie in Zukunft zugänglich sind, und es kann eine gute Idee sein, Kopien in einem Ordner auf einer Festplatte zu speichern.