Eine formale Organisationsstruktur bezieht sich auf eine Art von strukturierter und geplanter Organisationsstruktur, die von einer Organisation übernommen werden kann. Diese Art von Organisationsstruktur ist das direkte Gegenteil einer informellen formalen Struktur, die sich an keine Form von formaler Struktur hält. Wie der Name schon sagt, befasst sich die Struktur mit der Reihenfolge der Operationen in der Organisation. Es versucht, die Rollen der Personen am Arbeitsplatz zu definieren und erwartet von ihnen, dass sie sich an die festgelegten Rollen halten.
Eines der Attribute einer formalen Organisationsstruktur ist die Tatsache, dass sie die Rollen der Individuen in der Organisation hierarchisch von oben nach unten aufteilt. Die Position an der Spitze ist für die wichtigste Person in der Organisation reserviert. Dieses Bedeutungsniveau fällt kaskadenförmig ab und definiert die nachfolgenden Personen sowie die Bedingungen ihrer verschiedenen Ämter. Beispielsweise kann ein Unternehmen mit vielen Tochtergesellschaften einen Chief Executive Officer (CEO) haben, der die wichtigste Führungskraft in der Organisation ist. Die verschiedenen Niederlassungen können Manager haben, die für ihre Niederlassungen verantwortlich sind, aber dennoch dem CEO Rechenschaft ablegen müssen. Jede Niederlassung wird eine formale Struktur haben, in der die Niederlassungsleiter die obersten Führungskräfte sind, gefolgt von verschiedenen Abteilungsleitern, gefolgt von Vorgesetzten usw.
Der Zweck der Schaffung einer formalen Organisationsstruktur in einem Unternehmen besteht darin, das Chaos zu verhindern, das entstehen würde, wenn der Einzelne nicht wüsste, was in verschiedenen Situationen von ihm erwartet wird. Ein weiterer Grund für die Einrichtung dieser Art von Struktur besteht darin, dass Unternehmen geordneter, organisierter und effektiver werden können. Es kann jedoch auf die meisten Arten von Geschäftsmodellen angewendet werden; Es wird hauptsächlich von großen Organisationen mit vielen Mitarbeitern und Abteilungen verwendet.
Auch wenn eine formale Organisationsstruktur ein Unternehmen effektiver machen kann, hat sie auch ihre Nachteile. Die verschiedenen Abteilungs- und Führungsebenen bilden einen Engpass, der alle wichtigen Entscheidungsprozesse langwierig machen kann. Wenn beispielsweise die Arbeiter in einer Produktionsstätte irgendwelche Beschwerden haben, müssen sie sich an ihren unmittelbaren Vorgesetzten wenden, der möglicherweise einen Hauptvorgesetzten hat. Der Hauptvorgesetzte leitet die Beschwerde an den Werksleiter weiter, der sie an die Personalabteilung weiterleiten kann. Anschließend prüft die Personalabteilung die Beschwerde und entscheidet, ob sie an den Filialleiter weitergeleitet wird, der sie dann an den Regionalleiter weiterleitet. Dieser langwierige Prozess würde so lange andauern, bis die Beschwerde die Zentrale erreicht, und denselben Prozess erneut durchlaufen, bis sie den CEO erreicht.