Eine Gutschrift, auch Gutschrift oder Gutschrift genannt, ist ein Dokument, das von einem Kreditor oder Lieferanten an einen Kunden ausgestellt wird. Das Dokument wird in der Regel verwendet, um einen Rabatt auf die dem Kunden normalerweise gewährten Preise zu gewähren, entweder durch Autorisierung eines Barrabatts für diesen Kunden oder durch Abzug des rabattierten Betrags von dem fälligen Saldo für Transaktionen, die dem Kunden noch nicht in Rechnung gestellt wurden. Der Rabatt kann in Form eines Prozentsatzes dieser Gebühren oder eines tatsächlichen Dollarbetrags erfolgen, abhängig von den Richtlinien und Verfahren des Unternehmens, das die Gutschrift ausstellt.
Eine Gutschrift wird manchmal als internes Dokument verwendet, um Rabatte zu verarbeiten, die einem Kunden im Rahmen einer Werbekampagne gewährt werden. Zum Beispiel kann der Verkäufer eine Werbeaktion verlängern, die bestimmten Kunden einen Rabatt von 5 % auf die nächsten drei aufgegebenen Bestellungen bietet. Wenn diese Bestellungen aufgegeben werden, wird für jede dieser Bestellungen eine Gutschrift erstellt, die die Standardpreise für die bestellten Artikel widerspiegelt. Der für die Bestellung fällige Gesamtbetrag wird dann um 5% reduziert, wobei sowohl der ursprüngliche als auch der angepasste Gesamtbetrag auf der Bestellrechnung erscheinen. In der Regel wird der Grund für die Gutschrift sowohl auf der Notiz als auch auf der Rechnung dokumentiert. Auf diese Weise kann der Kunde sehen, wie viel bei dieser bestimmten Bestellung tatsächlich gespart wurde.
Es gibt Situationen, in denen eine Gutschrift verwendet wird, um Kunden für Unannehmlichkeiten zu entschädigen, die ihnen bei der Nutzung der Dienste eines bestimmten Unternehmens entstehen. Beispielsweise kann sich ein Telefonkonferenzunternehmen dafür entscheiden, eine Gutschrift auf der Rechnung für eine bestimmte Telefonkonferenz auszustellen, wenn die Qualität dieser Telefonkonferenz durch Faktoren beeinträchtigt wird, die von dem Unternehmen herrühren, das den Dienst bereitstellt. In diesem Szenario stellt der Konferenzanbieter eine Gutschrift oder ein Memo aus, das einen Teil oder sogar alle mit dem Anruf verbundenen Gebühren effektiv abschreibt. Eine Rechnung für den Anruf wird weiterhin gedruckt, enthält jedoch sowohl die ursprünglichen Gebühren als auch den Betrag des Guthabens sowie den angepassten fälligen Saldo. Hier besteht das Ziel darin, den Schaden zu beheben, der durch den vom Kunden erhaltenen minderwertigen Service verursacht wurde, und den Kunden zu motivieren, den Telefonkonferenzanbieter erneut zu versuchen.
Die Verwendung einer Gutschrift ist auch für den internen Rechnungslegungsprozess wichtig. Durch die Dokumentation von Rabatten, die zu irgendeinem Zweck gewährt werden, können Unternehmen feststellen, wie viel Umsatz in jeder Periode durch diese Gutschriften verloren geht. Dies kann besonders wichtig sein, da Unternehmen nicht nur die Summen, sondern auch die Gründe für die Gutschriften verfolgen können. Sollte eine Analyse der Gutschriftsaktivitäten für einen bestimmten Zeitraum ergeben, dass ein wesentlicher Teil der Gutschriften auf einen wiederkehrenden Servicefehler zurückzuführen ist, können Maßnahmen zur Korrektur ergriffen werden, wodurch dem Unternehmen letztendlich eine erhebliche Menge Geld gespart wird.