In den meisten großen Organisationen ist die Beschaffungsabteilung für die Erstellung und Pflege der Liste der bevorzugten Lieferanten verantwortlich. Diese Liste wird Abteilungen und Einkaufsbeauftragten zur Verfügung gestellt, um den Aspekt der Auftragserteilung in der Beschaffung oder im Einkauf zu unterstützen. Der Hauptzweck dieser Liste besteht darin, Einkäufern bei der Auswahl von Lieferanten zu helfen, die einen gründlichen Überprüfungsprozess abgeschlossen haben.
Der erforderliche Prozess zum Hinzufügen eines Anbieters zur Liste der bevorzugten Anbieter variiert je nach Organisation. Typischerweise wird die erforderliche Zeit und die Art der Überprüfung durch den Dollarwert der Ware bestimmt. Die meisten Unternehmen haben eine Liste von Waren, die sie regelmäßig kaufen müssen. Anstatt eine Angebotsanfrage (RFP) zu stellen und einen Anbieter auszuwählen, stellen sie den Mitarbeitern eine Liste bevorzugter Anbieter zur Verfügung.
Als absolutes Minimum während dieses Überprüfungsprozesses werden der rechtliche Name und die Adresse des Verkäufers zusammen mit Steuernummern, Waren, die er anbietet, oder Dienstleistungen identifiziert. Viele Firmen nutzen einen Rating-Service wie Dunn and Bradstreet oder branchenspezifische Rating-Firmen, um die Legitimität des Unternehmens zu bestätigen und festzustellen, ob es bekannte Probleme mit dem Unternehmen gibt.
In den meisten Unternehmen wird der Anbieter gründlich geprüft, bevor er in die Liste der bevorzugten Anbieter aufgenommen wird. Der erste Schritt in diesem Prozess ist die Übermittlung eines ausgefüllten Anfrageformulars durch den Anbieter. Zu den erforderlichen Informationen können eine Kopie eines Jahresabschlusses, die Menge der produzierten Materialien, die Bezugsquellen von Teilen, die Gewerkschaftszugehörigkeit und eine Liste der Führungskräfte des Unternehmens gehören.
Diese Informationen werden von Beschaffungsmitarbeitern überprüft, die dafür verantwortlich sind, dass sie korrekt sind. Neben dieser Informationsbeschaffung verlangen viele Firmen eine Standortbegehung. Dabei führt ein Mitarbeiter der Beschaffungsabteilung einen ausführlichen Rundgang durch die Einrichtungen, trifft sich mit den Mitarbeitern und überprüft die Verfahren zur Qualitätssicherung.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen die Liste der bevorzugten Anbieter alle drei bis fünf Jahre neu bewerten. Der Zweck der Inspektion besteht darin, alle Änderungen an Verfahren, Lieferanten und anderen relevanten Informationen zu überprüfen. Wenn die Produktqualität eines Unternehmens nachlässt, kann es von der Liste gestrichen werden.
Es liegt in der Verantwortung des Beschaffungspersonals, die Leistung des Lieferanten zu verwalten und zu überwachen. Berichte über Einkaufsaktivitäten, Rechnungen, Probleme und Lieferungen werden oft vierteljährlich gesammelt und überprüft. Das kontinuierliche Engagement für das Lieferantenmanagement gilt als Best Practice in der Einkaufsorganisation.