Wissensorganisation ist der Gesamtprozess des „Organisierens“ und Ordnens aller Informationen und Kenntnisse, die von einem Unternehmen oder einer Firma gesammelt werden. Auf diese Weise kann ein Unternehmen es viel einfacher haben, bei Bedarf Daten und Ressourcen zu beschaffen. Dieser Prozess hilft einem Unternehmen auch zu erkennen, wie viel Wissen es hat und wie viel es fehlt. Das Konzept der Wissensorganisation hat daher „Wissen“ als einen Vermögenswert behandelt, der zum Wohle des Unternehmens erhalten und vermehrt werden sollte.
Die Methode der Wissensorganisation umfasst mehrere Schritte, die sowohl überlappend als auch gleichzeitig erfolgen können. Der erste Schritt ist die Klassifikation, bei der Dokumente zunächst aussortiert und nach ihren gemeinsamen Faktoren gruppiert werden können. Es folgt ein Knowledge Mapping, bei dem alle potentiellen Wissensquellen – Menschen, Institutionen und Technologie – identifiziert werden. Dies trägt dazu bei, das verfügbare Wissen in Qualität und Quantität zu erhöhen.
Die Indexierung des gesamten Wissens ist der nächste Schritt zur Wissensorganisation. In dieser Phase werden alle gesammelten Daten und Dokumente gespeichert. Normalerweise erfolgt die Kategorisierung gleichzeitig mit der Indexierung, um alle ursprünglich klassifizierten Wissensgruppen zu identifizieren und zu kennzeichnen. Das Befolgen dieser Schritte kann bei manueller Ausführung schwierig sein, daher verwenden Unternehmen normalerweise Computersoftware und -anwendungen, um die Aufgaben zu erleichtern. Computerprogramme sind auch in Bezug auf das Suchen und Abrufen aller Arten von Dokumenten und „Wissen“ leichter zugänglich.
Wissensorganisation beschäftigt sich nicht nur mit Wissen, das in das Unternehmen eingebracht werden kann, sondern auch mit dem vorhandenen Wissen und den Informationen im Unternehmen selbst. Beispiele für internes Wissen sind Mitarbeiterbewertungen, Ablaufdiagramme und Jahresfinanzberichte. All dieses Wissen hilft einem Unternehmen zu erkennen, wo seine Stärken liegen und wie es seine Schwächen verringern und verbessern kann. Sobald alles relevante Wissen vorhanden ist, können Schlüsselverantwortliche als Teil der Wissensorganisation Meetings und Konferenzen durchführen.
Diese Praxis ist nicht nur für Unternehmen und wirtschaftsnahe Bereiche wichtig, sondern auch in Institutionen, historischen Archiven und Museen wertvoll. Sogar Bibliotheken folgen einer traditionellen Art der Wissensorganisation durch Katalogkarten und Verzeichnisse, lange bevor es Computer gab. Vor allem Museen müssen das gesammelte Wissen organisieren, um sicherzustellen, dass alle Daten authentisch, glaubwürdig und für die Öffentlichkeit zugänglich sind. Auch Enzyklopädien und Almanache sind tägliche Beispiele für die Anwendung der Wissensorganisation. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass alle Organisationen und Unternehmungen, die auf Wissen angewiesen sind, den Prozess der Wissensorganisation benötigen, damit alle relevanten Daten leicht gesammelt, abgerufen und verstanden werden können.