Elektronische Beschaffung ist der Prozess der Beschaffung von Materialien über das Internet. Die eigentliche Definition der elektronischen Beschaffung ist die Verwendung elektronischer Computersysteme, um den gesamten Beschaffungsprozess vom Einkauf bis zur Zahlung zu verwalten. Das Gegenteil der elektronischen Beschaffung ist der elektronische Geschäftsverkehr. Im elektronischen Handel oder E-Commerce hostet das Unternehmen eine Website und eine Infrastruktur, damit Kunden Materialien online kaufen können. Ein elektronischer Beschaffungsprozess ist die Nutzung der E-Commerce-Website eines anderen Unternehmens.
Um die elektronische Beschaffung einzurichten, müssen drei Punkte gelöst werden: Geschäftsprozess, Integration mit dem Buchhaltungssystem und Support. Der Hauptgrund für die Umsetzung dieser Beschaffungsart ist die Kostenersparnis für die Einkaufsorganisation. Die gesteigerte Effizienz reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand der Mitarbeiter, um das Einkaufssystem manuell zu aktualisieren und den Kreditorenprozess zu verwalten.
Es werden zwei Geschäftsprozesse verwendet: zentral und dezentral. In einem zentralisierten Modell wählen Benutzer ihre Waren aus einem Online-Shopping-Tool aus oder geben die Details ihrer Kaufanfrage durch Ausfüllen eines Online-Formulars ein. Diese Anfragen werden an zentrale Beschaffungsmitarbeiter weitergeleitet, die sie prüfen, interne Konten hinzufügen, den Lieferanten auswählen und dann die Bestellung abschicken. Die Hauptaufgabe des Beschaffungspersonals besteht darin, sicherzustellen, dass der geeignete Lieferant ausgewählt wird und ähnliche Bestellungen zusammenzufassen.
In einem dezentralen Modell kann jede Einzelperson oder Abteilung das Online-Tool verwenden, um Bestellungen für die von ihnen benötigten Waren oder Dienstleistungen zu erstellen. Diese Bestellungen werden direkt an den Lieferanten gesendet. Es gibt keine Interaktion mit der internen Beschaffungsabteilung.
Die überwiegende Mehrheit der Unternehmen mit den Ressourcen zur Unterstützung der elektronischen Beschaffung ist groß genug, um über ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) oder ein integriertes Buchhaltungssystem zu verfügen. Diese Arten von Systemen vereinen alle administrativen Funktionen des Unternehmens zusammen und ermöglichen eine größere Flexibilität und Delegation von Verantwortung. Das Beschaffungsmodul ist normalerweise in das Buchhaltungssystem integriert, sodass Bestellungen und Rechnungszahlungen über beide Module verarbeitet werden können.
Die elektronische Beschaffung erfordert Support-Mitarbeiter sowohl intern als auch auf Lieferantenebene. Einige Firmen richten eine Kundendienstabteilung ein, die sich der Schulung, Dokumentation und dem Support für das elektronische System widmet. Andere integrieren alle administrativen Funktionen in einer einzigen Support-Gruppe.
Für die elektronische Beschaffung wird in den nächsten fünf bis zehn Jahren ein stetiges Wachstum prognostiziert, da Unternehmen versuchen, Ineffizienzen zu reduzieren, den Einsatz von Technologie zu erhöhen und Geschäftsprozesse zu verbessern. Es gibt eine Reihe von Softwareunternehmen, die sich auf dieses Gebiet spezialisiert haben. Darüber hinaus fügen viele Buchhaltungssoftwarefirmen diese Funktion zu ihrem Standardangebot hinzu, um die Kundennachfrage zu erfüllen.