Die Mitarbeiterauslastung spiegelt wider, wie effizient ein Unternehmen seine Mitarbeiter einsetzt. Es wird bestimmt, indem man betrachtet, wie viel Zeit Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben und Aufgaben als Prozentsatz ihrer verfügbaren Zeit am Arbeitsplatz aufwenden. Eine geringe Effizienz deutet darauf hin, dass Mitarbeiter bei der Arbeit untätig sein können, was das Unternehmen Geld kostet. Dies kann auch die Unzufriedenheit erhöhen, da gelangweilte, unruhige Mitarbeiter tendenziell weniger glücklich mit der Arbeit sind. Berater können Unternehmen mit nicht ausgelastetem Personal dabei unterstützen, herauszufinden, wie sie ihre Humanressourcen effektiver einsetzen können.
Dieser Ansatz für das Management erfordert, dass die Mitarbeiter genaue Aufzeichnungen über ihre Aktivitäten führen. Anstatt eine einfache Stechuhr zu verwenden, um die bei der Arbeit verbrachte Zeit zu verfolgen, kann das Unternehmen die Mitarbeiter bitten, die Zeit in Verbindung mit bestimmten Projekten zu erfassen. Die Stechuhr überwacht weiterhin die Gesamtarbeitszeit, aber die detaillierten Protokolle zeigen, was Mitarbeiter wann tun. Einige Arbeitsplätze erleichtern eine solche Protokollierung mehr als andere. In einer Anwaltskanzlei sind die Mitarbeiter beispielsweise daran gewöhnt, abrechenbare Stunden nach Mandant oder Auftrag zu erfassen.
Bei einer Mitarbeiterauslastung können Manager prüfen, wie viel Zeit Mitarbeiter für verschiedene Aufgaben aufwenden. Für Routineaufgaben und Wartungsarbeiten wie das Aufräumen eines Schreibtischs und die Teilnahme an Büromeetings, die nicht einen bestimmten Job betreffen, ist möglicherweise nicht genügend Zeit zu verwenden. Wenn ein Mitarbeiter viel Zeit im Leerlauf verbringt oder an nicht näher spezifizierten Projekten arbeitet, wird er nicht gut ausgelastet. Das Unternehmen verschwendet möglicherweise Geld und die Fähigkeiten des Mitarbeiters werden nicht sinnvoll eingesetzt.
Ein Instrument zur Steigerung der Mitarbeiterauslastung ist die flexible Zeitplanung, bei der Mitarbeiter personalisierte Zeitpläne entwickeln. Dies kann die Möglichkeit beinhalten, von zu Hause aus zu arbeiten oder die Arbeitszeiten an die Bedürfnisse bestimmter Projekte anzupassen. Personen mit besonderen Fähigkeiten können auch Abteilungen zugewiesen werden, in denen sie eher eingesetzt werden. Manager und Planer werden möglicherweise auch daran erinnert, Mitarbeiter mit speziellen Fähigkeiten einzusetzen, anstatt sich auf allgemeine Mitarbeiter für Aufgaben zu verlassen, die möglicherweise jemanden mit mehr Erfahrung und Ausbildung erfordern.
Richtiges Projektmanagement, Delegation und Terminplanung sind auch für die Mitarbeiterauslastung wichtig. Wenn ein Projektmanager keinen praktikablen Zeitplan für ein Projekt erstellt, können Mitarbeiter an verschiedenen Stellen untätig bleiben und auf Arbeit warten. Dazu können Personen gehören, die auf andere Mitarbeiter warten, um eine Aufgabe zu beenden, oder Mitarbeiter, die aufgrund von Verzögerungen aufgrund von Problemen mit dem Projekt gezwungen sind, untätig zu sein. Die Möglichkeit, Mitarbeiter neu zuzuweisen, wenn sie in solchen Situationen nicht eingesetzt werden, kann die Auslastung der Mitarbeiter erhöhen.