Die Projektbuchhaltung ist eine Form der finanziellen Nachverfolgung, mit der Personen die mit einem bestimmten Projekt verbundenen Kosten und Einnahmen überwachen können. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, Projekte im Budget zu halten, Ausgabenänderungen zu verfolgen und Problembereiche zu identifizieren, damit sie im weiteren Verlauf des Projekts angegangen werden können. Diese Art der Buchhaltung unterscheidet sich von anderen Arten der Buchhaltung dadurch, dass sie nicht ein ganzes Unternehmen oder eine bestimmte Abteilung für einen festgelegten Zeitraum abdeckt, sondern alle mit einem Projekt verbundenen Kosten für die gesamte Dauer abdeckt.
Ein Beispiel ist die Produktionsabrechnung, bei der die Mitarbeiter die Ausgaben im Zusammenhang mit der Film- und Fernsehproduktion verfolgen. Filmstudios möchten die Ausgaben nach Projekt verfolgen, da sie eine sinnvolle Möglichkeit bieten, die Leistung an den Kinokassen zu bewerten und die Kosten zu kontrollieren. Buchhalter bleiben während der gesamten Produktion mit dem Film verbunden und ziehen Daten aus jeder Abteilung ein, vom Marketing bis zur Garderobe. Sie erstellen regelmäßige Konten, um die Leute darüber zu informieren, wie viel Geld ausgegeben wird und wie gut der Film die Budgetvorgaben erfüllt.
Projektabrechnungen sind teilweise gesetzlich vorgeschrieben. Staatliche Auftragnehmer, die Projekte im Auftrag der Regierung durchführen, müssen in der Lage sein, ihre Ausgaben klar und detailliert zu dokumentieren und die projektspezifischen Ausgaben aufzuschlüsseln. In anderen Fällen, wie zum Beispiel beim Bau, kann es eine hilfreiche Möglichkeit sein, Ausgaben zu betrachten und Buchhaltungsangelegenheiten zu verwalten. Auftragnehmer müssen beispielsweise in der Lage sein, ihren Kunden genaue Schätzungen zu unterbreiten, und sie verwenden die Projektbuchhaltung früherer Aufträge, um relativ genaue Vorhersagen darüber zu treffen, wie teuer ein bestimmtes Projekt sein wird.
Ein Projektabrechnungsteam kann groß sein, insbesondere wenn sich etwas über mehrere Abteilungen innerhalb eines Unternehmens erstreckt und Monate oder Jahre in Anspruch nimmt. Ein Hauptbuchhalter ist für die Überwachung des Hilfspersonals einschließlich anderer Buchhalter, Sachbearbeiter und Verwaltungsassistenten verantwortlich. Sie müssen möglicherweise kurzfristig Informationen bereitstellen und manchmal die Buchhaltung für mehrere Projekte übernehmen, abhängig von der Struktur einer Organisation.
Ein Projektmanager, die Person, die als Kontakt- und Koordinationsstelle für ein Projekt fungiert, verlässt sich auf die Projektbuchhaltung, um Projekte in der Nähe ihrer ursprünglichen Budgetschätzungen zu halten, und verwendet auch andere Abteilungen, um sicherzustellen, dass Projekte innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abgeschlossen werden. Wenn Probleme auftreten, muss der Projektmanager in der Lage sein, Dinge wie Verzögerungen und Kostenüberschreitungen zur Zufriedenheit des Aufsichtspersonals zu erklären, das möglicherweise gegenüber Investoren, Regierungsbeamten und anderen interessierten Parteien rechenschaftspflichtig ist.