Die Projektmanagement-Buchhaltung verfolgt die Kosten für bestimmte Geschäftsprojekte oder -prozesse. Diese Art der Abrechnung fällt unter das Standardverfahren der Auftragskostenrechnung. Individuelle Finanzberichte, die von der Projektmanagement-Buchhaltung bereitgestellt werden, zeigen an, ob das Projekt im Rahmen des Budgets liegt, erhebliche Kostenüberschreitungen aufweist oder andere vom Management festgelegte finanzielle Ziele nicht erreicht.
Die Auftragskalkulation verfolgt alle Kosten, die mit bestimmten Einzelprojekten verbunden sind. Unternehmen verfolgen mit Projekten den Erfolg einzelner Aktivitäten in ihrem Unternehmen. Diese Projekte stehen oft unter der Leitung von Projektmanagern, die Informationen über die finanzielle Leistung benötigen.
Unternehmen verwenden die Lohnkostenrechnung, um direkte Materialien, direkte Arbeitskräfte und Fertigungsgemeinkosten zu verfolgen. Jeder in einem Projekt verwendete Artikel hat ein bestimmtes Konto im Hauptbuch. Buchhalter erfassen die Kosten für jedes Projekt jedes Mal, wenn ein Artikel verwendet wird. Die Summe dieser Kosten stellt die aktuellen Projektkosten dar.
Einige Unternehmen können die Kosten in Kategorien einteilen, um zu verstehen, welcher Bereich das Ergebnis von Kostenüberschreitungen ist. Wenn beispielsweise Projekte ins Hintertreffen geraten, ist oft mehr Manpower notwendig, um das Projekt auf den neuesten Stand zu bringen. Die Buchhalter weisen dem Projekt daher mehr direkte Arbeitskosten zu, wodurch sich die Gesamtkosten des Projekts erhöhen.
Einige Branchen sind bekannter für die Verwendung von Projektmanagement-Buchhaltung, darunter Bau-, Fertigungs- und Infrastrukturunternehmen. Beispielsweise kann ein Hersteller von Flugzeugen ein Projektmanagement-Buchungssystem verwenden, das auf der Standard-Auftragskalkulation basiert. Wenn das Unternehmen Sonderbestellungen für Flugzeuge entgegennimmt, muss das Unternehmen für jede Sonderbestellung ein separates Abrechnungssystem erstellen. Alle für das Projekt verwendeten Kosten müssen entsprechend umgelegt werden. Das Versäumnis, die Projektkosten zu verwalten, führt wahrscheinlich zu geringeren Gewinnen, da der Flugzeughersteller möglicherweise den Preis seines ursprünglichen Angebots für das Projekt nicht erhöhen kann.
Die Projektmanagement-Buchhaltung ist oft anfällig für Betrug und falsche Informationen. Unternehmen, die mehrere Projekte gleichzeitig haben, können Kosten von einem Projekt zum nächsten zuweisen. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, Kostenüberschreitungen auf verschiedene Projekte zu verschieben, um einen Gewinn für ein bestimmtes Projekt zu erzielen. Dies stellt Betrug dar, da mit jedem Projekt Kosten verbunden sind, die die für das Projekt verwendeten Materialien oder Arbeitskräfte nicht genau widerspiegeln. Eine Überprüfung durch das Management ist häufig erforderlich, um Material- oder Arbeitsaufträge zu genehmigen, wodurch sichergestellt werden kann, dass Projektmanager nicht das letzte Wort bei der Bestellung von Artikeln zur Verwendung im Projekt haben und versuchen, Kosten zu verbergen.