Lean Project Management zielt darauf ab, das Projektmanagement auf die Reduzierung nicht wesentlicher Elemente zu konzentrieren. Ziel ist es, Kosten zu senken, Engpässe zu beseitigen und die Gesamtproduktivität zu verbessern. Als Nebenprodukt wird das Management selbst oft gestrafft.
Rationalisierungsprojekte entstanden in den 1980er Jahren in Japan. John Krafcik prägte 1988 den Begriff „Lean Manufacturing“, um Maßnahmen zur Verbesserung der Produktivität aufzuzeigen. In den 1990er Jahren wurde dies dann von Denkern wie Lauri Koskela auf die Baubranche übertragen. Die Idee hat seitdem alle Arten des Projektmanagements durchdrungen.
Das traditionelle Projektmanagement gliedert sich in mehrere Phasen, darunter Initiierung, Planung, Forschung und Entwicklung sowie Produktion. Darüber hinaus gibt es ein Kontrollsystem, um jede Phase zu überwachen. Solche Projekte neigen dazu, verschiedene Abteilungen oder Teams voneinander zu trennen. Sie sind auch anfällig für Abweichungen von der Phasenstruktur und Fehlkommunikation.
Schlankes Projektmanagement hingegen versucht, häufige Fehler im traditionellen Projektmanagement zu korrigieren. Ein weit verbreiteter Irrglaube unter Projektmanagern ist, dass Lean Management dazu führt, dass diese Phasen aufgegeben werden. Lean Management hält sich tatsächlich stärker an diese Phasen. Dies zwingt das Projektteam, ohne Abweichung stärkere Pläne zu erstellen.
Um den Zyklus strikter einzuhalten, erkannten einige Unternehmen, mussten sie die Zusammenarbeit zwischen den Teams fördern. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil des schlanken Projektmanagements geworden. Zunächst nehmen alle Beteiligten des Projekts an der Projektinitiierungsphase teil. Das bedeutet, dass alle auf dem gleichen Stand sind, wenn die nächste Phase beginnt.
Dann arbeiten Designer und Produzenten gemeinsam an Forschung und Entwicklung sowie Produktion. Durch die Teilnahme an der Produktion können Designer eher praktische Designs erstellen. Dies verkürzt den Zeitaufwand für Redesigns. Es reduziert auch Kommunikationsschleifen zwischen Management, Designern und dem Produktionsteam, da sie sich alle physisch im selben Raum befinden.
Ein wesentlicher Bestandteil aller Geschäftsoptimierungen ist die Reduzierung der Kosten, und das gilt auch für Lean Management. Die meisten Projektmanager versuchen, die für ein Projekt benötigten Materialien so früh wie möglich festzulegen. Die meisten Projekte sind jedoch anfällig für Änderungen in Design und Materialien. Durch den frühen Einkauf gibt das Projektteam tatsächlich zu viel Material aus und verursacht viel Abfall.
Im Vergleich dazu zielt schlankes Projektmanagement darauf ab, Materialbestellungen zum letzten vernünftigen Zeitpunkt zu sperren. Dies bedeutet, dass der Forschungs- und Entwicklungsabteilung so viel Zeit wie möglich für die Finalisierung der Designs gegeben wird, aber keine massive Lücke zwischen Entwicklung und Produktion entsteht. Auf diese Weise werden nur die benötigten Materialien eingekauft. Sie werden auch eher in den richtigen Mengen gekauft.
Auch das Steuerungselement Projektmanagement ist integraler Bestandteil des schlanken Projektmanagements. Die Überwachung vor Ort reduziert Kommunikationsschleifen und erhöht die Produktivität. Projektmanager können Plan-Do-Check-Adjust (PDCA)-Zyklen für alle Elemente des Projekts einleiten, um aus Fehlern zu lernen. Dies hilft auch, das Projekt fokussiert zu halten und Abweichungen vom Kernziel zu vermeiden.