Die Berufsbezeichnung Assistant Program Manager bedeutet in der Regel die Unterstützung der Gesamtfunktionen und Verantwortlichkeiten eines Programmmanagers, Programmdirektors oder einer Führungskraft. Dies bedeutet oft, dass die Position nicht die endgültige Verantwortung für ein Programm trägt, aber von Mitarbeitern mit diesem Titel wird erwartet, dass sie erheblich zum Erfolg der Programme beitragen, die sie verwalten. Die beruflichen Verantwortlichkeiten variieren je nach Branche und Art der verwalteten Programme, bestehen jedoch normalerweise darin, bei der Entwicklung, Umsetzung und Anleitung eines oder mehrerer Programme zur Erreichung der Ziele mitzuwirken. Dies beinhaltet häufig, Anweisungen von der Person zu erhalten, die für das Programm verantwortlich ist, sowie die Überwachung von Mitarbeitern, externen Auftragnehmern oder anderen Mitwirkenden an der Gesamtfunktion des Programms. Für solche Positionen ist oft ein Bachelor-Abschluss erforderlich, und einige Arbeitgeber bevorzugen möglicherweise sogar einen Master-Abschluss.
Eine Vielzahl von Branchen stellt Programmmanager ein, darunter Informationstechnologie, soziale Dienste, Einzelhandel, Bildung, Rundfunk oder forschungsbezogene Branchen. Daher können die Qualifikationen, um ein stellvertretender Programmmanager zu werden, entsprechend variieren. Zum Beispiel kann eine Stelle als Assistant Program Manager für ein Research Tank in Bio-Life Sciences einen Master of Science in Biologie oder einer anderen Naturwissenschaft sowie umfangreiche Aufsichtserfahrung erfordern. Auf der anderen Seite kann ein Einzelhändler, der einen Assistant Program Manager für Treueprogramme sucht, nur nach einem Abschluss wie einem Associate of Science in Retail Management fragen.
Trotz unterschiedlicher Anforderungen sind die grundlegenden beruflichen Aufgaben jedoch recht ähnlich und werden nur unterschiedlich angewendet, um die erforderlichen Branchenkenntnisse widerzuspiegeln. Um den Programmmanager zu unterstützen, muss der Assistent oft in einigen Schlüsselbereichen Hilfestellung leisten. Diese Bereiche umfassen oft Programmmarketing, Entwicklung, Implementierung und administrative Unterstützung. Andere Bereiche können die Koordination von Zeitplänen, die Interaktion mit Kunden, die Vertretung des Programmmanagers in seiner oder ihrer Abwesenheit und die Unterstützung anderer Programmfunktionen nach Anweisung des Programmmanagers umfassen.
Ein stellvertretender Programmmanager kann auch an der Rekrutierung anderer Mitarbeiter oder externer Mitarbeiter beteiligt sein, die verschiedene Funktionen im Rahmen des Programms wahrnehmen. Er oder sie kann auch helfen, das Budget für das Programm zu planen und zu verwalten sowie bei der Beschaffung von Fördermitteln zu helfen. Weitere häufig damit verbundene Aufgaben sind die Überwachung und Berichterstattung über den Fortschritt des Programms sowie die Durchführung von Bewertungen der Durchführbarkeit des Programms. Darüber hinaus kann, abhängig von den Fähigkeiten des Assistenten, ihm oder ihr möglicherweise ein Programm zur persönlichen Verwaltung gegeben werden.