Beschaffungsunternehmen sind Unternehmen, die mit Kunden Verträge schließen, um verschiedene Arten von Ressourcen zu finden und zu sichern, die vom Kunden gewünscht werden. Diese Art von Unternehmen kann strukturiert sein, um bestimmte Arten von Ressourcen zu finden, zu qualifizieren und zu beschaffen, z. Unternehmen dieser Art können langfristige Beziehungen zu Kunden aufbauen, fortlaufend mehrere Aufträge annehmen oder einen einzelnen Auftrag von einem Kunden annehmen. Die Beschaffung der erforderlichen Ressourcen kann je nach den Umständen des Kunden sehr wenig Zeit und Mühe erfordern oder Monate dauern.
Im tatsächlichen Betrieb trifft sich das Unternehmen mit dem Kunden, um die Bedürfnisse und Wünsche des Kunden zu bewerten. Nachdem vereinbart wurde, was das Unternehmen im Namen des Kunden finden und sichern soll, beginnt eine Zeit der Recherche und Untersuchung. In dieser Phase identifiziert und bewertet das Beschaffungsunternehmen mehrere Quellen für die gewünschten Waren oder Dienstleistungen und entscheidet sich letztendlich für einige wenige Anbieter, die das Gewünschte bereitstellen können.
Neben der Suche und Qualifizierung von Ressourcen im Namen der Kunden wird das Unternehmen auch versuchen, den bestmöglichen Preis für den Kunden zu erzielen. Dies beinhaltet oft die Durchführung von Vorverhandlungen mit potenziellen Anbietern, um einen möglichst großen Rabatt auf die Standardpreise zu erhalten. Sobald das Unternehmen die bestmöglichen Bedingungen erhalten hat, werden die Informationen an den Kunden übermittelt, der dann entscheiden kann, ob er die Bedingungen akzeptiert oder nicht und eine vertragliche Vereinbarung mit dem Verkäufer abschließt. Sind die Konditionen für den Kunden nicht akzeptabel, sucht das Beschaffungsunternehmen weiter nach einer anderen Lösung.
Als Zahlungsmittel kann ein Beschaffungsunternehmen je nach Art des Auftrags eine Pauschale berechnen. Andere können einen Stundensatz berechnen, der für alle Konsultationen, die für die Recherche nach möglichen Anbietern der benötigten Ressourcen aufgewendeten Stunden und die Zeit für die Qualifizierung von Kandidaten gilt. Das Unternehmen selbst ist in der Regel nicht Partei des eigentlichen Vertrages, der zwischen dem Kunden und dem Verkäufer zustande kommt. Die endgültige Verantwortung für den Vertrag liegt zwischen diesen beiden Parteien, wobei das Unternehmen nur als Vermittler auftritt.
Unternehmen nutzen manchmal ein Beschaffungsunternehmen, um das zu finden, was sie brauchen, ohne eigene Ressourcen für die Suche und Qualifizierung potenzieller Lieferanten oder Lieferanten bereitstellen zu müssen. Häufig können durch die Nutzung von Beschaffungsservices für diese Funktionen viel Geld und Zeit gespart werden, was es dem Unternehmen ermöglicht, die Früchte der neuen Lieferantenbeziehung zu genießen und hoffentlich den Betrieb und die Rentabilität des Unternehmens zu verbessern.