Weiche Kosten werden manchmal als indirekte Kosten bezeichnet und sind Geschäftskosten, die nicht am direkten Prozess eines Geschäftsvorgangs beteiligt sind. Diese Kostenarten sind zwar wesentlich, konzentrieren sich jedoch im Allgemeinen auf Nebenthemen, die den täglichen Produktionsprozess nicht beeinträchtigen. Einige Beispiele für weiche Kosten sind Ausgaben im Zusammenhang mit den Vertriebs- und Marketingbemühungen, Steuern, die an verschiedene Steuerbehörden fällig werden, und alle Gebühren oder Versicherungsprämien, die das Unternehmen an seine Anbieter zahlt.
In der Baubranche werden unter weichen Kosten alle Ausgaben verstanden, die nicht direkt mit den Arbeitskosten oder den für den Bauaufwand verwendeten Kosten oder Materialien zusammenhängen. Dazu gehören Aufwendungen wie Prämien für Bauherren-Risikoversicherungen, Zinsbelastungen im Zusammenhang mit Finanzierungen zur Bewirtschaftung der Gesamtkosten des Baus selbst und sogar die von Architekten erhobenen Gebühren. Es ist nicht ungewöhnlich, dass die Kosten von Überstunden, die von Arbeitnehmern geleistet werden, auch als indirekte Kosten gelten, da die Kosten außerhalb des Rahmens des budgetierten Betrags für Löhne von Arbeitnehmern liegen.
Nahezu jede Art von Unternehmen hat indirekte oder weiche Kosten, die mit der Operation verbunden sind. Zumindest muss das Unternehmen Steuern zahlen und wird wahrscheinlich von Zeit zu Zeit rechtliche oder andere Arten von Unterstützungsdiensten benötigen. Die Aufrechterhaltung einer bestimmten Art von Haftpflichtversicherung ist ein geringer Kostenfaktor, der selbst lokale Unternehmen wie Rasenpflegedienste oder Klempner im Rahmen der laufenden Geschäftstätigkeit anfällt. Die Kosten für die Erstellung und den Druck von Verkaufsunterlagen sind auch ein übliches Beispiel für indirekte Kosten, die den meisten Unternehmen entstehen. Alle diese Gebühren würden als indirekte Kosten betrachtet, da sie sich nicht auf den Kernbetrieb oder den Produktionsaufwand des Unternehmens auswirken.
Genauso wie Unternehmen die direkten oder harten Kosten überwachen und alles tun müssen, um die Arbeits- und Materialkosten im Rahmen zu halten, ist es auch wichtig, die indirekten Kosten optimal zu steuern. Dies erfordert oft die Überwachung der Fertigwarenbestände, um sicherzustellen, dass die Steuern auf diese Bestände so niedrig wie möglich gehalten werden, während gleichzeitig ein Bestand aufrechterhalten wird, der ausreicht, um Kundenaufträge zu erfüllen. In gleicher Weise werden Unternehmen versuchen, verschiedene Dienste mit möglichst kostengünstigen Tarifen abzusichern, was dazu beiträgt, die weichen Kosten weiter im Rahmen zu halten.