Eine Verkaufsrechnung ist ein Dokument, das ein Verkäufer von Waren oder Dienstleistungen dem Käufer dieser Waren oder Dienstleistungen zur Verfügung stellt und das eine Reihe von Details zur Transaktion enthält. Diese Art von Dokument enthält normalerweise die Namen des Käufers und Verkäufers, des gekauften Produkts oder der Dienstleistung und den Gesamtbetrag, der bei der Transaktion in Rechnung gestellt wird. Eine Verkaufsrechnung kann auch andere Informationen enthalten, wie z. B. Adressen einer oder beider Parteien, eine Aufschlüsselung der einzelnen Leistungen und Preise sowie Anweisungen, wie und wann die Zahlung zu erfolgen hat.
Manchmal einfach als Rechnung bezeichnet, wird eine Verkaufsrechnung typischerweise von dem Unternehmen oder der Person, die die Waren oder Dienstleistungen bereitstellt, als solche bezeichnet. Der Käufer bei dieser Art von Transaktion bezeichnet das Dokument häufig als Einkaufsrechnung, da die Person oder das Unternehmen den Kauf tätigt. Diese Unterscheidung ist normalerweise kontextbezogen und eine einzelne Rechnung wird normalerweise vom Verkäufer als Verkaufsrechnung und vom Käufer als Einkaufsrechnung bezeichnet.
Es gibt keine absolute Vorlage dafür, wie eine Verkaufsrechnung aussehen muss, und obwohl bestimmte Informationen normalerweise als Standard gelten, unterscheidet sich die Art der Übermittlung oft von Unternehmen zu Unternehmen. Die meisten Unternehmen verwenden eine relativ einfache und unkomplizierte Rechnungsvorlage, die die erforderlichen Informationen auf eine saubere und leicht lesbare Weise bereitstellt. Viele Menschen, die in künstlerischen Branchen arbeiten, wie Grafikdesigner oder Illustratoren, erstellen komplexere und optisch ansprechendere Rechnungen, die immer noch die nützlichen Informationen enthalten, aber auch die kreative Natur des Einzelnen stärken.
Eine Verkaufsrechnung enthält normalerweise die Namen sowohl des Käufers als auch des Verkäufers, der an der Rechnung beteiligt ist. Dies kann je nach Relevanz sowohl die Namen von Einzelpersonen als auch von Unternehmen umfassen und enthält oft Telefonnummern und Adressen für eine oder beide Parteien. Eine Rechnung hat in der Regel eine eindeutige Nummer, die die Nachverfolgung erleichtert, die oft intern von beiden Parteien zur Aufzeichnung verwendet wird. Die tatsächlich erbrachten Waren und Dienstleistungen werden häufig auf einer Verkaufsrechnung aufgeführt, und diese werden in der Regel zu effizienteren Erfassungszwecken einzeln aufgeführt.
Aufgeführte Listen der bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen geben normalerweise an, wie viel von jeder Sache bereitgestellt wird, sowie individuelle Preise für jeden Artikel. Dieser wird dann aufsummiert und der volle Preis der Transaktion klar und deutlich in der gewünschten Währung angezeigt. In einer Verkaufsrechnung wird normalerweise auch angegeben, wie die Zahlung erfolgen soll, z.