Ein Finanzsachbearbeiter führt Bürotätigkeiten im Zusammenhang mit Finanztransaktionen bei Versorgungsunternehmen, Verkehrsunternehmen und anderen Dienstleistern aus. Dazu gehören das Ausstellen von Rechnungen, das Einziehen von Zahlungen, das Aufzeichnen von Kontoinformationen und das Bearbeiten überfälliger Konten. Auch die Erstellung von Jahresabschlüssen kann zum Job eines Steuerberaters gehören. Einige Ämter bieten aufgrund des hohen Zahlungsaufkommens administrative Unterstützung, während in anderen Fällen die Mitarbeiter allein arbeiten und einem Finanzdirektor oder ähnlichen Beamten Bericht erstatten.
Informationen über erbrachte Dienstleistungen müssen dem Finanzsachbearbeiter vorgelegt werden, der Abrechnungen für die Kunden erstellt. Automatisierte Software kann diesen Prozess erleichtern, indem sie auf Anfrage Kontoauszüge druckt und notwendige Berechnungen für Steuern, Gebühren und andere Ausgaben durchführt. Diese Rechnungen können mit Zahlungskuverts und Informationen zu weiteren Zahlungsmöglichkeiten versendet werden. Einige Finanzbeamte arbeiten mit Online-Zahlungssystemen, die es Kunden ermöglichen, Zahlungen elektronisch zu übermitteln, und können mit dem Computersystem verbunden werden, um automatisch Daten aufzuzeichnen und Berichte für die Verwendung durch den Sachbearbeiter zu erstellen.
Wenn Zahlungen eintreffen, gleicht der Finanzsachbearbeiter diese mit den Konten ab und erfasst sie. Falls noch ein Restbetrag fällig ist, kann eine weitere Rechnung ausgestellt oder ein Zahlungsplan vermerkt werden, falls ein solcher erstellt wurde. Eine genaue Buchführung ist wichtig, um Doppelabrechnungen zu vermeiden oder Kunden zu Inkasso zu schicken, wenn sie in gutem Zustand sind. Änderungen an Konten wie die Aktualisierung von Adressen oder Servicedetails können auch von einem Umsatzsachbearbeiter vorgenommen werden, um sicherzustellen, dass Kunden korrekt und angemessen abgerechnet werden.
Periodische Finanzberichte können Informationen über eingezogene und ausstehende Zahlungen liefern. Der Finanzsachbearbeiter schickt diese an andere Mitarbeiter des Büros, damit diese wissen, wie viel Geld das Unternehmen oder die Agentur einbringt. Dies kann auch Informationen über das in Anspruch genommene Leistungsvolumen geben, was bei der Planung hilft. Ein Wasserversorger muss beispielsweise planen, Wasser per LKW zu transportieren, um den Bedarf in der Trockenzeit zu decken.
Software kann auch Listen überfälliger Konten erstellen. Der Finanzsachbearbeiter kann Zahlungsaufforderungen aussenden und Folgeanrufe an Kunden tätigen, wenn diese nicht reagieren. In einigen Fällen kann die Nichtzahlung dazu führen, dass nach einer bestimmten Frist an ein drittes Inkassobüro weitergeleitet wird. Dies beinhaltet das Zusammenstellen von Konten mit allen verfügbaren Informationen, damit Inkassobeauftragte mit dem Kunden zusammenarbeiten können, um das Geld einzuziehen, einen Ratenzahlungsplan einzurichten oder rechtliche Schritte einzuleiten, um unbezahlte Gelder zurückzufordern.