Ein Prozessberater ist eine Person, die durch Mediation positive Ergebnisse der Gruppenarbeit ermöglicht. Die Rolle des Beraters in der Gruppendynamik kann mit der eines Verkehrspolizisten an einer belebten Stadtkreuzung verglichen werden. Der Beamte würde das Fahrzeugvolumen bewerten, bestehende und potenzielle Engpässe identifizieren und den Verkehr lenken, um einen reibungslosen, kontinuierlichen Fluss zu erreichen, ohne jemals als Fahrer mitzuwirken. Prozessberater bewerten Gruppenprozesse und identifizieren logistische Probleme, zwischenmenschliche Konflikte, hierarchische Engpässe sowie schlecht oder unklar definierte Ziele und beraten die Gruppe entsprechend. Der erfolgreiche Prozessberater sollte sich in der jeweiligen Branche auskennen, psychologisches Grundwissen und idealerweise ein ruhiges und analytisches Wesen mitbringen.
Die meisten Gruppenarbeiten ohne Hilfe stoßen an dem einen oder anderen Punkt auf Probleme, an denen das Team, egal wie qualifiziert oder geschickt das Team auch sein mag, einfach nicht „den Wald vor lauter Bäumen sehen“ können. Die Ursachen für diese Blockaden sind vielfältig, umfassen jedoch in der Regel persönliche Streitigkeiten, schlecht definierte Ziele und Interessenkonflikte. Wenn diese Situationen auftreten, leiden Gruppenmitglieder meistens unter einem Prozess-„Tunnelblick“, weil sie zu nahe an der Situation sind, um das Grundproblem zu identifizieren. Dies ist der Punkt, an dem der Prozessberater zu einer unschätzbaren Bereicherung für die Teamdynamik wird.
Der Prozessberater beobachtet Gruppeninteraktionen und -bemühungen aus der Ferne und identifiziert Stolpersteine basierend auf einem fundierten Wissen über den vorliegenden Prozess und die Funktionsweise zwischenmenschlicher und Gruppeninteraktionen. Die Rolle des Beraters besteht darin, Probleme zu erkennen, die Gruppe auf ihre Existenz hinzuweisen und mögliche Lösungen vorzuschlagen. Ein Berater kann bei persönlichen Konflikten direkt als Mediator eingreifen, ansonsten aber nur Handlungsempfehlungen vorschlagen oder Stolpersteine identifizieren und so die Gruppe befähigen, Probleme selbst zu lösen. Diese Distanz muss jederzeit gewahrt werden, denn die direkte Beteiligung am eigentlichen Problemlösungsprozess enthebt den Prozessberater aus der kritischen Position der Unparteilichkeit.
Es gibt kaum akzeptierte globale Definitionen bezüglich der Ausbildungsanforderungen von Kandidaten für Prozessberater. Idealerweise sollten diejenigen, die sich für dieses kritische Feld interessieren, mindestens über einen soliden Hintergrund in Psychologie und starke analytische Fähigkeiten verfügen. Nützliche zusätzliche Kurse für diesen Beitrag sind das Lernen in kleinen Gruppen und die Erlebnispädagogik. Eine ruhige und gelassene Persönlichkeit ist auch deshalb unabdingbar, weil der Berater zu jeder Zeit möglichst unparteiisch, ruhig und eloquent bleiben muss, insbesondere wenn Vorschläge oder Beobachtungen Feuer in der Gruppe ziehen.