Eine Karriere als Schulbuchhalterin erfordert erhebliche mathematische Fähigkeiten und die Fähigkeit, den Überblick über die Finanzen zu behalten. Da eine Schulbuchhalterin für die Verwaltung der Schulfinanzen zuständig ist, sollte sie auch sehr gut organisiert sein. Während die genauen Aufgaben von Schule zu Schule variieren, gibt es fünf gemeinsame Aufgaben, die die meisten Buchhalter teilen. Dazu gehören das Führen der Schulfinanzunterlagen, das Einsammeln von Schulgeldern, das Einreichen von Zahlungen, das Erledigen von Büroaufgaben und die Teilnahme an Sitzungen.
Die vielleicht wichtigste Aufgabe eines Schulbuchhalters besteht darin, die Finanzunterlagen der Schule im Auge zu behalten. Zum Beispiel muss sie das Geld aufzeichnen, das von Spendenaktionen, Sportspielen, Tänzen und anderen Aktivitäten eingeht. Normalerweise implementiert sie so etwas wie eine Tabellenkalkulation, um diese Informationen aufzuzeichnen. Außerdem ist es an ihr, am Ende eines jeden Monats den Jahresabschluss zu bilanzieren und sicherzustellen, dass alle Ausgaben abgerechnet werden. Folglich kann das Weglassen von Daten zu ernsthaften Problemen führen, daher muss ein Schulbuchhalter ein Auge fürs Detail haben.
Das Einsammeln von Schulgeldern ist ein weiterer wesentlicher Aspekt der Arbeit. In den meisten Fällen ist es ihre Aufgabe, die Einnahmen aus Aktivitäten wie Spielen und Tänzen einzusammeln. Normalerweise sammelt sie das Geld von der Schulabteilung, die für die Aktivität verantwortlich ist. Anschließend erstellt sie eine Dokumentation der gesammelten Mittel für den Fall, dass diese später überprüft werden müssen.
Nach dem Sammeln von Geldern ist es auch die Aufgabe eines Schulbuchhalters, die notwendigen Zahlungen zu leisten. Normalerweise wird dieses Geld auf ein von der Schule eingerichtetes Bankkonto überwiesen. Der Buchhalter ist auch verpflichtet, diese Zahlungen im Falle von Rückfragen zu dokumentieren. Daher ist es wichtig, dass eine Person in dieser Position vertrauenswürdig ist und genaue Aufzeichnungen führen kann.
Neben den finanziellen Aufgaben sind viele Buchhalter für die Erfüllung anderer Büroaufgaben verantwortlich. Einige Beispiele sind das Anfertigen von Kopien, das Faxen von Dokumenten, das Beantworten von Telefonen und das Sortieren von Post. An arbeitsreichen Tagen kann auch ein Schulbuchhalter dem Sekretariat der Schule beim Nachholen helfen. Obwohl diese Aktivitäten normalerweise nicht so schwierig sind, sorgen sie dafür, dass die Institution reibungslos funktioniert.
Darüber hinaus muss ein Schulbuchhalter an regelmäßigen Schulversammlungen teilnehmen. Während dieser Zeit wird sie mit Mitarbeitern anderer Abteilungen interagieren und aktuelle Erkenntnisse oder andere relevante Informationen austauschen. Normalerweise beinhaltet dies Dinge wie die Besprechung der Finanzen der Schule, bevorstehende Veranstaltungen, das Ansprechen von Komplikationen und das Finden von Lösungen. Auf diese Weise trägt die Person in dieser Position dazu bei, einen offenen Kommunikationsfluss zwischen den Mitarbeitern aufrechtzuerhalten und optimiert letztendlich die Funktionsweise der Schule.