Ein Vertragsunterhändler arbeitet daran, eine Einigung zwischen allen Parteien in einem Vertrag zu erzielen. Dies kann das Aushandeln von Preisen oder Kosten umfassen, wenn solche Faktoren Teil der Verhandlung sind. Es kann auch Begriffe wie Lieferzeiten, Mediation und Abtrennbarkeit enthalten. Ein Vertragsunterhändler kann eine neutrale Partei sein, deren einziges Ziel darin besteht, einen Konsens zu erzielen. Er kann auch eine oder mehrere der Parteien konkret vertreten und in erster Linie daran interessiert sein, den Vertrag zu ihren Gunsten auszuhandeln.
Unternehmen, die viele Verträge bearbeiten, können interne Vertragsunterhändler haben. Andere Unternehmen können Fachkräfte einstellen. In vielen Fällen sind solche Verhandlungsführer Rechtsanwälte oder verfügen über eine gewisse juristische Ausbildung oder Erfahrung. Einige Aufsichtsbehörden bieten Zertifikate und Zertifizierungen in Verhandlung an.
Wenn ein Vertragsunterhändler eine oder mehrere bestimmte Parteien nicht vertritt, sollte er oder sie neutral sein. Dies ermöglicht eine faire Überprüfung der Bedingungen und bietet die Möglichkeit, Kompromisse vorzuschlagen, die für alle Parteien funktionieren. In einigen Fällen ist eine solche Neutralität erforderlich, und ein Verstoß gegen die Neutralitätsregel, normalerweise in Form einer Geldzahlung oder einer anderen Entschädigung durch eine Partei, kann strafrechtlich verfolgt werden.
In vielen Situationen beschäftigt jedoch eine bestimmte Partei den Vertragsunterhändler. Seine oder ihre Aufgabe ist es, die Interessen dieser Partei zu wahren, indem er so viele Verhandlungspunkte wie möglich „gewinnt“. Diese Punkte können von der Streichung ganzer Vertragsbedingungen über die Änderung des Wortlauts bis hin zur Änderung des Gehaltssatzes oder des Zeitplans der zu erbringenden Leistungen reichen.
Vertragsparteien klassifizieren Verhandlungspunkte oft nach Wichtigkeit, und der Vertragsunterhändler muss verstehen, welche Punkte kritisch sind und welche Kompromisse beinhalten können. Oft opfert ein Vertragsunterhändler einen oder mehrere „Nice-to-have“-Punkte, um einen „Need-to-have“-Punkt zu gewinnen. Ein Käufer kann beispielsweise geringere Kosten, längere Zahlungsfristen und einen schnelleren Zeitplan bevorzugen, aber der wichtigste Faktor kann aufgrund anderer Verpflichtungen der Zeitplan sein. Der Verhandlungsführer fordert möglicherweise alle drei Punkte, erklärt sich jedoch bereit, die Kosten- und Zahlungsbedingungen im Austausch für den verkürzten Zeitrahmen stehen zu lassen.
Ein Großteil der Zeit eines Vertragsunterhändlers wird in Besprechungen verbracht. Dies können private Treffen mit seinem eigenen Kunden sein oder Treffen mit mehreren Parteien, bei denen er oder sie einen Kunden vertritt. Er oder sie kann auch an Verhandlungssitzungen mit mehreren Parteien mit dem Kunden teilnehmen.
Darüber hinaus verbringt der Verhandlungsführer eine gewisse Zeit damit, Vereinbarungen und Zugeständnisse zu dokumentieren. Dies kann per E-Mail geschehen, kann aber auch physische Post beinhalten. Die Dokumentation einer Vereinbarung ist im Falle von Streitigkeiten in weiteren Gesprächen äußerst wichtig, daher erfassen die Verhandlungsführer in der Regel sehr konkrete Informationen zu etwaigen Gesprächen sowie zu Zeiten und Terminen.