Debitorenbuchhaltung ist ein Konzept, bei dem ein Unternehmen seinen Kunden kurzfristige Kredite gewährt. Ein Unternehmen verkauft beispielsweise Waren oder Dienstleistungen auf Kredit und zwingt die Debitorenbuchhaltung, Aufzeichnungen darüber zu führen, wer dem Unternehmen Geld schuldet und wann die Kunden die Rechnungen bezahlen sollen. In dieser Abteilung können auch andere Aufgaben vorhanden sein, wie z. B. der Abgleich von Kundenkonten, der Abgleich von Debitorenhauptkonten und das Erstellen von Fälligkeitsberichten, um festzustellen, welche Kunden mit Zahlungen in offenen Konten weit im Rückstand sind. Kleinere Unternehmen verfügen möglicherweise nicht über eine eigene Debitorenbuchhaltung; stattdessen übernimmt eine einzelne Person diese Aufgaben. Diese Abteilung gehört zu den wichtigsten in Buchhaltungsbüros, da sie teilweise den Cashflow eines Unternehmens kontrollieren.
Das Anbieten von kurzfristigen Kreditkonten für Kunden ist eine Möglichkeit, wie ein Unternehmen mehr Verkäufe an diejenigen erzielen kann, die kein Bargeld zur Verfügung haben. Ein Unternehmen kann seine Debitorenbuchhaltung nutzen, um kleinere Bonitätsprüfungen bei Kunden durchzuführen, die Handelskonten suchen. Dies kann die Überprüfung von Aufzeichnungen mit anderen Anbietern beinhalten, die potenziellen Kunden Warenkreditkonten angeboten haben. Diese historische Aufzeichnung kann anzeigen, wie gut der potenzielle Kunde seine Rechnungen bezahlen wird. Die Debitorenbuchhaltung kann die endgültige Entscheidung über Kreditkonten nicht treffen, sondern diese Verantwortung dem Controller überlassen.
Die tägliche Arbeit in einer Debitorenbuchhaltung ist typischerweise repetitiv, ebenso wie viele verschiedene Tätigkeiten in einer Buchhaltungsabteilung. Buchhalter sortieren jeden Tag die Post und suchen nach Zahlungen von Kunden. Falls vorhanden, stempeln die Buchhalter das Eingangsdatum der Zahlung und ziehen das Konto des Kunden im Hauptbuch des Unternehmens ab. Es kann eine kurze Abstimmung erforderlich sein, um festzustellen, welche offenen Rechnungen der Scheck als Zahlungsmittel deckt. Zahlt der Kunde eine vom Unternehmen übermittelte Abrechnung, kann dieser Abstimmungsprozess einfacher sein, da ein Teil der Arbeit bereits abgeschlossen ist.
Sobald Buchhalter Bargeld von Kunden erhalten, die Forderungen abstimmen und Zahlungen buchen, kann eine umfassendere Abstimmung erforderlich sein. Dies kann mit der Erstellung eines Fälligkeitsberichts beginnen, um festzustellen, welche Kunden noch Geld schulden und wie alt die offenen Konten sind. An extrem verspätete Kunden können Mitteilungen versandt werden, in denen eine sofortige Zahlung verlangt wird, um die offenen Forderungen auszugleichen. Die Debitorenbuchhaltung ist in der Regel für die monatliche Durchführung dieser Aktivität verantwortlich. Der Abgleich des übergeordneten Debitorenkontos mit dem Alterungsbericht kann ebenfalls ein monatliches Projekt sein.