Schulrezeptionisten sind Fachleute, die Administratoren in einem Bildungsumfeld unterstützen, indem sie eine breite Palette von Büroaufgaben erfüllen und Kundenservice bieten. Diese Personen müssen aufgeschlossen sein und über starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten verfügen, zusätzlich zum Abitur oder gleichwertigen Zeugnissen. Eine Person, die als Schulrezeptionistin arbeitet, hat die Pflicht, die Bedürfnisse der Öffentlichkeit zu erfüllen und die schriftlichen Dokumente ihrer Organisation zu verwalten. Er oder sie ist auch dafür verantwortlich, Bürotechnologien angemessen zu verwenden und über die Praktiken der Schulunternehmen auf dem Laufenden zu bleiben.
Eine Hauptaufgabe einer Schulsprecherin ist es, auf die Bedürfnisse der Öffentlichkeit einzugehen. Er informiert beispielsweise Eltern oder Schüler, die das Schulsekretariat besuchen, und leitet sie bei Bedarf an die entsprechenden Mitarbeiter oder Standorte weiter. Diese Art von Person reagiert auch auf Telefonanrufe und leitet Anrufer nach Bedarf an andere Mitarbeiter oder Beamte weiter. Aus diesem Grund muss er oder sie über ausgeprägte Kundendienstfähigkeiten verfügen und regelmäßig die richtige Telefonetikette anwenden. Manchmal muss er oder sie dafür sorgen, dass die Hausaufgaben an abwesende Schüler nach Hause geschickt werden oder auch Abwesenheitsanrufe von Schülern und Eltern nachverfolgen.
Den Überblick über den Papierkram einer Institution zu behalten, ist eine weitere wichtige Aufgabe in einer Stelle in diesem Bereich. Eine Person, die daran interessiert ist, Schulrezeptionistin zu werden, muss organisiert werden, um Daten zu erhalten, Schulunterlagen zu führen und Post an Büroangestellte schnell und genau zu verteilen. Er oder sie könnte auch dafür verantwortlich sein, die Unterrichtspläne der Lehrer zu hinterlegen und zusätzlich zu anderen Aufzeichnungen die Abwesenheiten der Fakultätsmitglieder aufzuzeichnen.
Wer in diesem Berufsfeld arbeitet, muss zusätzlich mit Bürotechnik umgehen. Er oder sie sollte wissen, wie man Bürogeräte wie Faxgeräte oder Kopierer bedient, sowie Anwesenheitssoftware und Computer-Textverarbeitungssoftware verwendet, um Korrespondenz und Berichte für Schulleiter zu erstellen. Aus diesem Grund muss eine Schulrezeptionistin über solide Schreibfähigkeiten verfügen.
Bei der Arbeit in dieser Branche ist es wichtig, über die Richtlinien eines Schulbezirks auf dem Laufenden zu bleiben. Eine Fachkraft in diesem Berufsbereich muss sich über die Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften ihres Betriebes informieren, um sicher zu arbeiten und die Sicherheit anderer Schüler und Gäste zu gewährleisten. Für eine Person, die als Schulrezeptionistin arbeitet, ist es darüber hinaus erforderlich, ihr Wissen über betriebswirtschaftliche Technologien sowie Techniken zur Erledigung von Aufgaben wie der Ablage so aktuell wie möglich zu halten. Er oder sie muss auch in der Lage sein, neue Mitarbeiter in allen neuen Protokollen und Verfahren zu schulen.