Das Hinterlassen einer Voicemail kann für Leute, denen es unangenehm ist, mit einer Maschine zu sprechen, tatsächlich etwas stressig sein. Gerade im geschäftlichen Umfeld kann man sich verpflichtet fühlen, eine bestimmte Art zu sprechen oder bestimmte Worte zu unterlassen. Glücklicherweise ist die Voicemail-Etikette der anderer Formen der geschäftlichen Kommunikation ziemlich ähnlich, und solange die Person, die die Voicemail verlässt, deutlich spricht und relevante Informationen auf der Aufnahme hinterlässt, wird die Voicemail-Etikette größtenteils effektiv befolgt. Man sollte daran denken, beim Hinterlassen einer geschäftlichen Nachricht kurz, genau und gut gesprochen zu sein, und wenn man eine beiläufige Nachricht hinterlässt, sollte man auch darauf achten, die Voicemail-Etikette zu befolgen und kurz und klar zu sein.
Beim Hinterlassen einer Nachricht geht es in erster Linie darum, kurz zu beschreiben, wer der Anrufer ist und wo der Anrufer in Zukunft erreichbar ist. Die Person, die die Voicemail erhält, kann diese Informationen nicht erhalten, wenn der Anrufer nicht deutlich spricht. Man sollte die Nachricht nicht überstürzen; er oder sie sollte deutlich sprechen und nur grundlegende Informationen geben, die die angerufene Person benötigt, um den Anrufer zu erreichen. Hinterlassen Sie eine Telefonnummer auf der Aufnahme und achten Sie darauf, dass Sie sie deutlich aussprechen, damit die Person, die den Anruf erhält, sie verstehen kann.
Bei geschäftlichen Anrufen schreibt die Voicemail-Etikette vor, dass der Anrufer mit der Person, die den Anruf erhält, nicht zu locker ist. Der Anrufer sollte sich die Voicemail als Interaktion mit der tatsächlichen Person vorstellen; er sollte darüber nachdenken, wie er oder sie mit der angerufenen Person interagieren würde, wenn es sich um eine persönliche Interaktion handelt, und entsprechend sprechen. Slang, Fluchen und übermäßige Vertrautheit sollten vermieden werden, obwohl dies nicht bedeutet, dass der Anrufer kalt und distanziert klingen muss. Jeder, der eine Voicemail erhält, wird auf eine helle Stimme positiver reagieren als auf eine kalte oder wütende, also sei freundlich, aber höflich.
Um der Voicemail-Etikette zu folgen, sollte man auch lange Voicemails mit übertriebenen Details und weitschweifigen Hetzreden vermeiden. Die Voicemail ist nicht das geeignete Forum, um ein diskussionsbedürftiges Thema zu vertiefen; Vielmehr ist es eine Möglichkeit, einer anderen Person mitzuteilen, dass ein persönliches Gespräch oder ein Telefongespräch erforderlich ist. Kürze kann eine Geschäftsbeziehung eher fördern als behindern, und man sollte von der angerufenen Person keine sofortige Reaktion erwarten. Die Idee einer Voicemail besteht darin, eine Nachricht zu hinterlassen, nicht ein vollständiges Gespräch zu beginnen oder fortzusetzen.