Vorausbezahlte Ausgaben, auch Vorauszahlungen genannt, sind Kosten, die im Voraus bezahlt werden und einem Unternehmen für mehr als einen Abrechnungszeitraum zugutekommen. Im Geschäftsleben sind Rechnungsabgrenzungsposten Teil einer Reihe von Anpassungen, die als Abgrenzungen bekannt sind. Konten verwalten in der Regel Vorauszahlungen und andere Stundungen, indem sie die Ausgaben am Ende des Abrechnungsintervalls bereinigen. Miete, Versicherung und Verbrauchsmaterialien sind typische Prepaid-Konten.
Wenn die Ausgabe zum ersten Mal im Voraus bezahlt wird, erfasst der Buchhalter sie als Erhöhung des Vermögenskontos, die den zukünftigen Nutzen oder die Leistung der Vorauszahlung darstellt. Guthaben auf dem Vermögenskonto verfallen im Laufe der Zeit oder durch Nutzung. Miete und Versicherung erlöschen zum Beispiel durch Zeitablauf, während die Vorräte durch die Nutzung abnehmen. Der Abzug des täglichen Verfalls dieser Ausgaben wäre mühsam und zeitaufwändig, weshalb Buchhalter bei der Erstellung von Abschlussabschlüssen in der Regel vorausbezahlte Kosten berücksichtigen.
Bei der Vorbereitung des Kontoabschlusses dient die Anpassung von Buchungen für vorausbezahlte Ausgaben zwei Zwecken. Erstens zeigt die Anpassung den Betrag an, der während des aktuellen Abrechnungszeitraums abgelaufen ist. Zweitens zeigt die Anpassung den verbleibenden Saldo der vorausbezahlten Gelder.
Vor der Anpassung sind die vorausbezahlten Vermögenswerte höher als der wahre Saldo und die Ausgaben sind niedriger. Buchhalter gleichen diese Diskrepanz aus, indem sie die Ausgaben erhöhen und die Vermögenswerte um den im aktuellen Abrechnungsintervall abgelaufenen Betrag verringern. Wie der abgelaufene Betrag berechnet wird, hängt von mehreren Variablen ab, einschließlich der Länge des Zeitraums und der Art der vorausbezahlten Ausgaben.
Verbrauchsmaterialien – wie Umschläge, Papier und Druckerpatronen – werden als vorausbezahlte Ausgaben erfasst, die beim Erwerb dem Aktivkonto hinzugefügt werden. Im Laufe des Betriebs werden die Vorräte verbraucht und dann am Ende des Abrechnungsintervalls inventarisiert. Die geschätzte Differenz der Herstellungskosten vom Anfang bis zum Ende des Zeitraums wird als verfallener Vermögenswert und Aufwand angepasst.
Eine im Voraus zu zahlende Versicherung schützt ein Unternehmen vor finanziellen Verlusten durch Diebstahl, Feuer oder ähnliche Ereignisse. Konten erfassen anfängliche Versicherungsvorauszahlungen als Erhöhung des Vermögens und ziehen dann die während des Abrechnungsintervalls angefallenen Kosten ab. Der Abzugsbetrag hängt von der Prämie der Versicherungsgesellschaft für den Zeitraum ab. Buchhalter erfassen Mietaufwendungen in ähnlicher Weise.
Nicht verdiente Einnahmen sind Vorauszahlungen, die von einer anderen Organisation an das Unternehmen geleistet werden. Diese werden auch am Ende der Abrechnungszeiträume angepasst, aber die Mittel beginnen als Abzug vom Vermögen und werden als Anpassungen wieder hinzugefügt. Diese vorausbezahlten Ausgaben werden im Laufe der Zeit oder durch die Verwendung durch die vorauszahlende Organisation mehr wert.