Kleingeld ist ein kleiner Geldbetrag, den ein Unternehmen für immaterielle Ausgaben bereithält. Die Kassenabstimmung ist der Prozess, bei dem die Quittungen für die Kassenausgaben geprüft und der Gesamtbetrag mit dem ursprünglichen Kassenbetrag abgeglichen wird. Zu den Schritten gehören häufig die Überprüfung einzelner Portokassenanforderungen, die Analyse von Quittungen für das ausgegebene Geld, das Ausgleichen des Bargelds, das Buchen der Journalbuchungen und das Auffüllen des Geldes. Diese Aufgaben werden normalerweise von der Buchhaltungsabteilung übernommen, obwohl kleine Unternehmen möglicherweise auf Eigentümer oder eine Sekretärin angewiesen sind.
Die meisten Unternehmen verlangen von ihren Mitarbeitern, dass sie ein kleines Dokument ausfüllen oder eine Barkasse anfordern. Dies erfordert möglicherweise eine Genehmigung des Managements, damit das Unternehmen es vermeidet, Geld für nicht geschäftliche Zwecke auszugeben. Dies hilft Buchhaltern auch dabei, zu verfolgen, wer über Kleingeld verfügt, und mit diesen Personen nachzuverfolgen, um sicherzustellen, dass das Geld nicht vom Mitarbeiter gestohlen wird. Die Portokassenanforderung geht auch zusammen mit dem Restgeld und der Kaufquittung für den Kassenabgleich an den Buchhalter zurück.
Buchhalter müssen die Quittungen sorgfältig analysieren, wenn sie den Portokassenabgleich durchführen. Auf diese Weise können Buchhalter feststellen, ob das Geld falsch ausgegeben wurde oder gekaufte Waren vom Unternehmen nicht benötigt wurden. Der grundlegende Prozess zum Abgleich einzelner Belege besteht darin, die ursprüngliche Mittelanforderung mit dem übrig gebliebenen Bargeld und dem Beleg abzugleichen. Nach Abschluss wird der Buchhalter dann die gesamten Kassenbestände abgleichen.
Bei der Kassenabstimmung wird der Anfangssaldo der Kassenkasse abgezogen und die Gesamtausgaben auf der Grundlage der zurückgegebenen Quittungen abgezogen. Der Buchhalter kann dann das aktuell in der Box befindliche Bargeld aufsummieren und mit dem errechneten Wert vergleichen. Stimmen die Zahlen überein, ist der Portokassenabgleich abgeschlossen. Differenzen können es erforderlich machen, dass der Buchhalter den Fehler findet und feststellt, ob das Bargeld höher oder niedriger als der berechnete Wert ist. Unternehmen sehen diese Unterschiede möglicherweise nicht als wesentlich an, was zu einer unvollständigen Abstimmung führt.
Sobald der Belegabgleichsprozess abgeschlossen ist, erstellt der Buchhalter eine Journalbuchung, um die Ausgaben in das Buchhaltungsbuch zu buchen. Große Organisationen können den Betrag auf ein sonstiges Spesenkonto buchen. Kleine Unternehmen möchten diese Ausgaben möglicherweise trennen, damit sie keine großen Konten für sonstige Ausgaben haben. Nach der Buchung wird der Buchhalter einen Antrag auf Auffüllung der Kassenmittel stellen. Dies beinhaltet in der Regel das Senden einer Scheckanforderung an die Kreditorenbuchhaltung, die Beantragung einer Autorisierung vom Eigentümer oder Manager und das Einlösen des Schecks bei der Bank des Unternehmens. Das Geld wird dann zur späteren Verwendung in die Kasse gelegt.