E-Discovery-Software wird in der Regel verpackt und vermarktet, die verschiedene Arten von elektronischen Discovery-Hilfsmitteln enthält, die alle dazu dienen, die Vorbereitung von Rechtsstreitigkeiten schneller, billiger und überschaubarer zu machen. E-Discovery-Dienste umfassen das Organisieren und Extrahieren relevanter Daten aus E-Mails, Geschäftstabellen, Textdokumenten und in Audio und Video gespeicherten Informationen. E-Discovery-Tools können auf jede Art von elektronisch gespeicherten Informationen (ESI) angewendet werden.
In einem Rechtsstreit ist Discovery der Prozess, bei dem die gegnerischen Parteien Dokumente und Informationen austauschen, die für die Streitigkeit relevant sind. E-Discovery befasst sich speziell mit dem ESI-Austausch zwischen den Prozessparteien. Mit den vielen neuen Informationstechnologien ist E-Discovery zu einem eigenen Rechtsgebiet geworden. Die Bundesgeschäftsordnung enthält spezifische Bestimmungen zur Durchführung von E-Discovery.
Komplexe und umfangreiche Rechtsstreitigkeiten sind zeit- und kostenintensiv. Wichtige E-Discovery-Dienste umfassen die Organisation und das Abrufen nur relevanter Informationen aus manchmal Millionen von Dokumentseiten. E-Discovery-Software zur Unterstützung von Rechtsstreitigkeiten kann Daten entfernen, die außerhalb des für die Klage relevanten Zeitrahmens liegen. Dadurch werden doppelte Informationen vermieden und die oft enormen Kopierkosten eingespart. E-Discovery-Software kann auch eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen, indem alle relevanten Daten, die in der Discovery enthalten sind, aufbereitet und kopiert werden.
Mit jedem ESI-Dokument, einschließlich E-Mails, kann E-Discovery-Software ESI nach Typ ordnen. Es kann auch den Dokumentverlauf verfolgen, einschließlich aller am Dokument durchgeführten Aktionen, und die Person identifizieren, die ein Dokument innerhalb eines bestimmten Zeitraums bearbeitet, geändert oder gelöscht hat. E-Discovery-Dienste umfassen das Isolieren von handgeschriebenen Dokumenten und Dateien, die möglicherweise von Hand geprüft werden müssen. Sie werden auch verwendet, um Grafiken für die Verwendung als Ausstellungsstücke bei Gerichtsverfahren zu erstellen. ESI in einer Fremdsprache kann isoliert und übersetzt werden.
Zu den Dienstleistungen für die elektronische Ermittlung gehören auch die Verfolgung rechtlicher „Schlüsselwörter“ in ESI und das Auffinden wiederkehrender Muster rechtlich relevanter Daten. Diese Dienstleistungen helfen den Anwälten, die einen Rechtsstreit führen, wichtige rechtliche Probleme zu erkennen und eine Strategie für die Vorlage von Beweismitteln zu entwickeln. Zu den Diensten gehören auch Programme, die die Namen von Personen isolieren können, die in rechtlich relevanten Zeiträumen die wichtigsten Verwahrer von Dokumenten waren. Dies kann Anwälten bei der Erstellung einer Zeugenliste und der Entscheidung über die Reihenfolge ihrer Aussage helfen.
E-Discovery-Dienste sind für interne ESI verfügbar, um potenziell auffindbare Dokumente zu schützen. Sie werden verwendet, um sensible rechtliche Dokumente wie Verträge, Protokolle von Vorstandssitzungen, Kundeninformationen und Personalakten zu schützen. Diese Art von Service trägt dazu bei, dass sensible Informationen nicht länger als nötig gespeichert werden und das Risiko des Verlustes oder der Offenlegung wichtiger Dokumente verringert wird. Zu den internen Verwendungen gehört auch die Verfolgung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und behördlichen Vorschriften, um Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.