Eine Verwaltungsassistentin kann direkt unter einem leitenden Administrator oder als Assistentin eines Administratorenteams arbeiten. Diese Position gibt es in vielen Bereichen und Branchen, vom Militär bis zum Architekturdesign. Zu den Aufgaben von Verwaltungsassistenten gehören häufig Bürotätigkeiten, in bestimmten Branchen können sie jedoch auch spezialisiertere Aufgaben umfassen.
Viel Zeit am Computer zu verbringen, gehört oft zum Job eines Verwaltungsassistenten. Es ist wahrscheinlich, dass sie viel tippen wird. Die Dokumente, die sie eingeben kann, können Berichte oder Korrespondenz eines leitenden Administrators an einen Dritten enthalten. Manchmal kann sie aus Entwürfen oder Notizen tippen, die ihr zur Verfügung gestellt wurden. Zu anderen Zeiten kann es sein, dass sie die Materialien selbst schreiben muss.
Die Aufgaben des Verwaltungsassistenten können auch die Überarbeitung von Arbeiten umfassen, die von anderen erstellt wurden. Einige leitende Administratoren verlangen von ihren Verwaltungsassistenten, dass sie Dokumente und Berichte lesen, die von anderen Mitarbeitern verfasst wurden. Es kann erforderlich sein, dass der Verwaltungsassistent Fehler oder Bereiche hervorhebt, in denen die Sprache für ein allgemeines Publikum zu technisch ist.
Die Beantwortung von Anfragen, Anfragen und Beschwerden kann ebenfalls zu den Aufgaben des Verwaltungsassistenten gehören. Leitende Administratoren sind oft zu beschäftigt, um mit allen zu kommunizieren, die Aufmerksamkeit benötigen. Ihre Assistenten entlasten sie in der Regel von diesen Belastungen, indem sie auf E-Mails antworten, Anrufe überprüfen und ihre E-Mails lesen.
Die Terminplanung ist eine weitere Aufgabe, die häufig einem Verwaltungsassistenten zugewiesen wird. Viele leitende Angestellte verlassen sich auf ihre Assistenten, um sie zu organisieren. Der Assistent ist oft derjenige, der Besprechungen, Termine und Vorstellungsgespräche plant. Obwohl der Senior Administrator ihr Vorgesetzter ist, muss die Assistentin möglicherweise dringend vorschlagen, dass bestimmte Aktivitäten zu einem bestimmten Zeitpunkt durchgeführt oder auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden.
Da eine leitende Verwaltungskraft nicht überall sein kann, wo sie sein muss, können die Aufgaben der Verwaltungsassistentin auch die Vertretung umfassen. Es ist üblich, dass Verwaltungsassistenten an Sitzungen teilnehmen und den leitenden Administrator anschließend informieren. Der Assistent muss möglicherweise auch bestimmte Kunden oder Geschäftspartner treffen. Sie kann ermächtigt werden, einige Entscheidungen im Namen ihres Vorgesetzten zu treffen, oder sie kann einfach aufgefordert werden, die Höhepunkte der Diskussion weiterzugeben.
Eine Verwaltungsassistentin kann auch feststellen, dass sie viel recherchieren muss. Dies kann ein regelmäßiger Teil ihrer Aufgaben oder eine gelegentliche Anfrage sein. Senior Administratoren sind oft für verschiedene Berichte, Projekte und Vorschläge verantwortlich, die bis zu bestimmten Fristen abgeschlossen sein müssen. Es kann für sie unmöglich sein, alle benötigten Informationen zu sammeln und die erforderlichen Materialien zusammenzustellen.
Andere Aufgaben des Verwaltungsassistenten können wie untergeordnete Aufgaben erscheinen. Bei Vorstandssitzungen kann es sein, dass ein Verwaltungsassistent das Mittagessen organisieren muss. Sie kann gebeten werden, Kaffee zu kochen oder mitzubringen, wenn es nötig ist. Auch Aufgaben wie der Gang zur Post, das Unterschreiben von Lieferungen und die Ablage können ihr übertragen werden.