Der Prozess der Bilanzabstimmung umfasst vier Schritte. Die Schritte umfassen: das Konto gemäß der Bank ausgleichen, das Konto gemäß den Büchern ausgleichen, den Banksaldo und den Buchsaldo vergleichen und Journalbuchungen erstellen, um notwendige Anpassungen vorzunehmen. Diese Schritte werden normalerweise von Accounts und/oder Geschäftsleuten durchgeführt.
Der Bilanzabgleich ist notwendig, um sicherzustellen, dass die Kontoauszüge und die tatsächlichen Barmittel mit dem Geld übereinstimmen, das das Unternehmen im Laufe eines bestimmten Zeitraums, normalerweise eines Monats, ausgegeben, ausgezahlt oder anderweitig überwiesen hat. Oberflächlich betrachtet ist es ein komplexer Prozess, aber sobald die Mechanismen verstanden sind, ist der Abgleich einer Bilanz einfach. Tatsächlich ähnelt der Prozess der Art und Weise, in der eine Person ihr Scheckbuch am Ende jedes Monats ausgleicht.
Der erste Schritt zum Bilanzabgleich ist der Kontoabschluss laut Bank. Dies bedeutet, dass die Person, die den Abgleich durchführt, eine Kopie des Kontoauszugs des betreffenden Monats erhalten muss. Er muss sich dann vergewissern, dass alle über die Bank getätigten Einzahlungen und Belastungen den Angaben auf dem Kontoauszug zum Geschäftsschluss am Tag des Ausdrucks des Kontoauszuges entsprechen.
Ein Teil dieses ersten Schritts besteht darin, alle gezogenen und eingelösten Schecks mit den von der Bank eingelösten Beträgen zu vergleichen. Die Person, die die Informationen abgleicht, sollte auch alle Schecks berücksichtigen, die noch nicht eingelöst wurden oder die auf andere Weise nicht in der Bilanz erscheinen. Hat er dies getan, kann der zweite Schritt des Bilanzabgleichs beginnen.
Der zweite Schritt des Bilanzabstimmungsprozesses besteht darin, das Konto gemäß den Büchern auszugleichen. Hier nimmt die Person die ausgestellten Schecks und Einzahlungen, die gemäß den aktenkundigen Finanzunterlagen vorgenommen wurden, und versucht, sie abzugleichen, um sicherzustellen, dass der endgültige Betrag gemäß den Finanzunterlagen des Unternehmens dem entspricht, was er sollte. Um festzustellen, ob diese Zahl richtig ist, wird die registrierte Zahl mit dem letzten Betrag verglichen, der zu Beginn des Monats nach Hinzurechnung von Einzahlungen und Abzug von Belastungen oder Schecks, die vom Konto eingezogen wurden, verglichen wurde das Ende des Monats.
Sobald der endgültige Betrag der Bank und der endgültige Betrag des Unternehmens berechnet sind, besteht der dritte Schritt darin, die beiden zu vergleichen, um sicherzustellen, dass die Salden gleich sind. Dies beinhaltet die Sicherstellung, dass sowohl die Bank- als auch die Finanzunterlagen des Unternehmens korrekt sind und die gleiche Menge an Einzahlungen, Abhebungen und anderen Aktivitäten aufweisen. Im vierten Schritt schließlich kann der Abgleichende im Journal Einträge machen, warum es für diesen Zeitraum Unterschiede gab oder was sonst noch als Abweichungen festgestellt wurde.