Akzeptierende Dokumente sind offizielle Dokumente, die dazu dienen, die Vorlage einer Auszahlung auf einen schwebenden Auftrag zu genehmigen. Im Gegenzug wird der Zahlungsempfänger angewiesen, dem Käufer alle eigentums- und versandrelevanten Unterlagen auszuhändigen. Dieser Prozess, der manchmal auch als dokumentarischer Einzug bezeichnet wird, wird oft im Rahmen des Import- und Exportgeschäfts verwendet, wobei die Bank des Käufers die Zahlung leistet und die Bank des Verkäufers die Herausgabe eines Eigentumsdokuments und anderer wichtiger Dokumente im Zusammenhang mit der Gegenleistung übernimmt zur Transaktion.
Das allgemeine Verfahren der Annahme von Dokumenten (D/A) soll eine ordnungsgemäße Übertragung des Eigentums vom Verkäufer auf den Käufer ermöglichen. Dies ist besonders wichtig, wenn die betreffenden Waren von einem internationalen Verkäufer gekauft werden. In diesem Szenario stellt der Exporteur einen Wechsel oder einen Wechsel aus, den der Importeur annehmen und unterzeichnen muss, um die Transaktion dem Abschluss näher zu bringen. Diese Maßnahme ermöglicht effektiv, dass die mit dem Verkauf verbundenen Gelder an den Exporteur überwiesen werden. Zu diesem Zeitpunkt werden dem Importeur die entsprechenden Eigentumsnachweise ausgehändigt, die ihm den rechtlichen Nachweis liefern, dass der Kaufgegenstand vollständig bezahlt wurde und nun alleiniges Eigentum des Käufers ist.
In vielen Ländern ist der Besitz der Dokumente gegen Annahme erforderlich, um die Ware bei dem Frachtführer, mit dem die Ware zu einem inländischen Anlaufhafen transportiert wird, in Anspruch zu nehmen und die Einkäufe durch den Zoll zu verzollen. Sobald festgestellt ist, dass der Käufer oder Importeur den Wechsel akzeptiert hat und der mit dem Kauf verbundene Wechsel auf der Bank des Importeurs ordnungsgemäß eingezogen ist, gilt die Transaktion als abgeschlossen und der Käufer kann die gekaufte Ware in Besitz nehmen. Zu diesem Zeitpunkt steht es dem Importeur frei, die Waren nach eigenem Ermessen zu verwenden, einschließlich des Verkaufs der Waren an einen Kunden.
Der zugrunde liegende Zweck von Dokumenten gegen Annahme besteht darin, die Rechte beider Parteien in der Transaktion zu schützen. Sollte die versandte Ware nicht mit dem vom Importeur veranlassten Versandauftrag übereinstimmen, kann durch die Weigerung, den Wechsel zu unterzeichnen oder den Wechsel zur Zahlungsanweisung zu ermächtigen, die Zahlung der falschen Bestellung vermieden werden. Gleichzeitig schützen die Annahmepapiere den Verkäufer davor, Ware an einen Käufer freizugeben, ohne dass die Zahlung nach Ankunft der Ware am Bestimmungsort garantiert wird.