Wenn Ihr Arbeitgeber eine Spesenrichtlinie hat, die die Nutzung eines privaten Fahrzeugs durch Mitarbeiter für geschäftliche Zwecke regelt, können Sie gemäß den Unternehmensverfahren einen Antrag auf Erstattung von Kilometern durch die Regierung stellen. Das Unternehmen wird diese Erstattung als Betriebsausgabenabzug in seiner Einkommensteuererklärung verbuchen, basierend auf den staatlichen Vorschriften für private Fahrzeuge, die für geschäftliche Zwecke verwendet werden. Wenn Ihr Arbeitgeber keine Versicherung abgeschlossen hat oder Sie selbstständig sind, können Sie die Nutzung Ihres Autos nur durch den Abzug als nicht erstattete Betriebsausgabe in Ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung vergüten, je nach Ihre lokalen Steuercodes. Bei dieser Methode erhalten Sie technisch normalerweise keine Barrückerstattung von der Regierung. Stattdessen verringert der Abzug Ihr zu versteuerndes Einkommen, sodass Sie weniger Steuern zahlen müssen.
Regierungen treffen in ihrer Steuerordnung normalerweise Bestimmungen, die sich mit der geschäftlichen Nutzung eines Privatfahrzeugs befassen. Diese Bestimmungen legen den Rahmen fest, den Arbeitgeber verwenden müssen, um Ihnen die Nutzung Ihres Autos für geschäftliche Angelegenheiten zu erstatten. Unternehmen, die die Regeln befolgen, können Erstattungen an Mitarbeiter als Betriebsausgaben in der Einkommensteuererklärung des Unternehmens abziehen.
In den USA erlauben es Ihnen die Vorschriften der Steuergesetzgebung, den Betrag zu berechnen, der Ihnen für die Nutzung Ihres Autos erstattet werden sollte, indem Sie entweder die genauen Kosten der Ausgaben oder einen Pauschalsatz pro Meile verwenden. Der staatliche Kilometerrückerstattungssatz wird von jeder Regierung festgelegt und kann sich jedes Jahr ändern. Wenn Sie sich für die Flatrate entscheiden, sollten Sie die zu geschäftlichen Zwecken gefahrenen Meilen im Auge behalten und mit dem zu diesem Zeitpunkt geltenden staatlichen Tarif multiplizieren. Der für jedes Jahr gültige oder gültige Tarif kann immer auf der Website der Regierung eingesehen werden.
Die Erstattung von Kilometern durch den Staat wird von Ihrem Arbeitgeber gemäß einer Mitarbeiterkostenrichtlinie gewährt. Ihr Arbeitgeber ist jedoch nicht verpflichtet, Ihnen die Kosten zu erstatten, ebenso wie Sie nicht verpflichtet sind, Ihren persönlichen Pkw zur Förderung des Geschäfts zu verwenden. Wenn Sie Ihr Auto geschäftlich genutzt haben und keine Entschädigung erhalten haben, können Sie die staatliche Kilometerrückerstattung von Ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung abziehen.
Sie müssen bestimmte Formalitäten einhalten, wenn Sie eine staatliche Kilometerrückerstattung für die Nutzung Ihres Autos beantragen. Normalerweise müssen Sie ein Reisetagebuch führen, das Tag, Uhrzeit, Start- und Endort, Kilometerstand und Zweck jeder Geschäftsreise angibt. Dieses Protokoll ist mit Ihrem Erstattungsantrag bei Ihrem Arbeitgeber einzureichen, damit es im Falle einer Betriebsprüfung zur Verfügung steht. Bewahren Sie es als Teil Ihrer Unterlagen auf, wenn Sie selbstständig sind oder den Abzug in Ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung beantragen.