Die Prozesskostenrechnung ist ein Kostenrechnungssystem, das die Herstellungskosten basierend auf den Produktionsleistungen verrechnet. Kostenpools stellen die indirekten Kosten jeder Aktivität dar, die sich auf den Prozess der Prozesskostenrechnung auswirkt. Drei verschiedene Arten von Kostenblöcken sind in diesem System am häufigsten: Gemeinkosten, indirekte Materialien und indirekte Arbeit. Während jeder Artikel zur Herstellung von Waren oder Dienstleistungen notwendig ist, sind die Kosten für die Artikel nicht direkt auf ein einzelnes Produkt zurückzuführen. Ein Kostenpool und ein Kostentreiber verteilen diese Kosten daher auf alle Güter und Dienstleistungen, die in einem bestimmten Zeitraum produziert werden.
Gemeinkostenpools umfassen alle Kosten, die den gesamten Produktionsprozess eines Unternehmens direkt oder indirekt beeinflussen. Unter diese Gruppe fallen beispielsweise die Abschreibung von Geräten oder Gebäuden, Managementgehälter, Grundsteuern, Sicherheitszahlungen für Produkte oder Gebäude und ähnliche Kosten. Buchhalter müssen diese Gemeinkosten in einen einzigen Pool legen und sie dann gleichzeitig auf alle produzierten Produkte anwenden. Dies ist in der Regel der häufigste Kostenblock in der Prozesskostenrechnung. Der Kostentreiber kann Arbeitsstunden, Maschinenstunden oder eine andere repräsentative Aktivität zum Anwenden von Gemeinkosten auf Produkte sein.
Indirekte Materialien stellen alle Artikel dar, die zur Herstellung von Waren benötigt werden und die nicht direkt auf einen einzelnen Artikel oder eine Warencharge zurückgeführt werden können. Löten ist beispielsweise erforderlich, um Verbindungen auf einer Elektronikplatine herzustellen. Die Fertigungsabteilung kann das Lot für mehrere Platinen verwenden, die über einen längeren Zeitraum hergestellt werden. Daher ist das Lot ein indirektes Material. Jedes Material, das im Produktionsprozess einen ähnlichen Verwendungszweck hat, fällt in die indirekten Materialkostenblöcke für die spätere Kostenverrechnung in der Prozesskostenrechnung.
Die letzte Kategorie für diese Kostenblöcke ist die indirekte Arbeit. Diese Kategorie enthält typischerweise Informationen zu Stundenlöhnen für alle Mitarbeiter, die keinen direkten Einfluss auf den Produktionsprozess eines Unternehmens haben. Häufige Beispiele hierfür sind Mitarbeiter für die Wartung von Geräten oder Inspektoren für die Qualitätskontrolle. Diese Personen können einen geringfügigen Einfluss auf den Produktionsprozess haben, aber auch hier wird er nicht auf einen einzelnen Artikel oder eine einzelne Warencharge zurückverfolgt. Die Informationen für diesen Kostenblock stimmen oft mit einem bestimmten firmeninternen Produktionszeitraum überein.
Sobald die Kostenpools festgelegt sind, müssen Buchhalter den Kostentreiber ermitteln, der diese Kosten am besten den Waren zuordnet. Jede Aktivität kann ihren eigenen Kostentreiber gemäß den standardmäßigen aktivitätsbasierten Kostenrechnungsregeln haben. Buchhalter wählen oft den Kostentreiber aus, der basierend auf der spezifischen Aktivität am besten zuordnet. Nur die Gemeinkosten, die indirekten Materialien und die indirekte Arbeit für jede Aktivität folgen dem entsprechenden Kostentreiber.