Zur richtigen Vorbereitung auf eine Gehaltsabrechnung gehört ein gründliches Verständnis des Inhalts der Überprüfung und häufig auch die Einholung eines Rechtsbeistands. Es beinhaltet auch, dass Arbeitgeber jede einzelne Person, die Dienstleistungen für sie erbracht hat, identifizieren und diese Personen als Arbeitnehmer oder Nicht-Angestellte kategorisieren. Um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden, ist es wichtig, dass alle Arbeitgeber den Überblick über ihre Gehaltsabrechnungsprozesse behalten, was den ständigen Vergleich von Gehaltsabrechnungen mit Hauptbüchern sowie die Überprüfung von Bankabstimmungen umfasst. Viele Arbeitgeber sehen sich mit Konsequenzen aus einer Gehaltsabrechnungsprüfung konfrontiert, weil sie keine ordnungsgemäßen Unterlagen für Arbeitnehmer haben, die mehr als eine Jobrolle erfüllen. Daher ist es für Arbeitgeber wichtig, Trennungsgrenzen und Gesetzmäßigkeiten zu verstehen.
Es gibt mehrere Gründe, warum eine Gehaltsabrechnungsprüfung durchgeführt werden kann, und viele Unternehmen beginnen ihre Vorbereitung damit, einen Rechtsbeistand zu suchen und zu beauftragen. Während einer Gehaltsabrechnungsprüfung informiert eine Drittpartei ein Unternehmen darüber, dass eine Prüfung stattfinden wird. Dadurch erhält das zu auditierende Unternehmen Zeit, sich vorzubereiten. Der Rechtsbeistand hilft Unternehmen zu verstehen, welche Dokumente an den die Prüfung durchführenden Dritten übergeben werden sollten und welche nicht.
Da ein Teil einer Gehaltsabrechnungsprüfung beinhaltet, dass der Arbeitgeber für jeden seiner Mitarbeiter Unterlagen vorlegt, ist es wichtig, die wahre Definition eines Mitarbeiters zu verstehen. Als Arbeitnehmer gilt jemand, der Dienstleistungen für das Unternehmen erbracht hat; In einigen Fällen gibt es jedoch Schlupflöcher, die es einem Arbeitgeber ermöglichen, eine Person nicht als Arbeitnehmer anzuerkennen. Dies schließt ein, wenn eine Person für sich selbst im Geschäft ist, sowie für Personen, die Direktverkäufer sind.
Es ist auch wichtig, dass Arbeitgeber verstehen, wie sie Arbeitnehmer klassifizieren, die mehr als eine berufliche Rolle erfüllen. In diesem Fall müssen Arbeitgeber über eine Dokumentation verfügen, die genau festhält, wie viele Stunden jeder Mitarbeiter in jeder Arbeitsrolle gearbeitet hat. Wird die Dokumentation nicht geführt, wird das Gesamtgehalt jedes Mitarbeiters entsprechend seiner am höchsten eingestuften Funktion verrechnet.
Die die Prüfung durchführende Stelle möchte auch sicherstellen, dass das geprüfte Unternehmen über Gehaltsabrechnungsberichte verfügt, die mit ihren Hauptbüchern übereinstimmen. Um sich auf diesen Teil der Gehaltsabrechnung vorzubereiten, sollten Unternehmen immer die Bruttolohnausgaben, die Nettoscheckbeträge und alle Steuern, die von den Mitarbeiterschecks einbehalten werden, mit allen Zahlen in ihren Hauptbüchern vergleichen. Darüber hinaus ist es für die Prüfungsvorbereitung von Vorteil, sowohl Gehaltsabrechnungen als auch Hauptbücher mit Bankabstimmungen abzugleichen. Der Vergleich all dieser Zahlen hilft einem Arbeitgeber, sicherzustellen, dass die Schecks der Arbeitnehmer nicht geändert werden.