Der Empfang anonymer Beschwerden, sei es von Kunden oder Mitarbeitern, gehört oft zur Führung eines Unternehmens. Diese anonymen Beschwerden können eine Reihe von Problemen abdecken, von Produktunzufriedenheit oder Whistleblowing bis hin zu Problemen, die es nicht wert sind, angesprochen zu werden. Andere werden von verärgerten Mitarbeitern gemacht, die versuchen, Gerüchte zu verbreiten oder einen anderen Arbeiter ungerechtfertigt entlassen zu lassen. Während einige Beschwerden direkt abgewiesen werden können, sollten die meisten untersucht werden, um festzustellen, ob sie legitim sind oder ob jemand Hintergedanken hat. Diese Beschwerden können einem Unternehmen helfen oder seine Infrastruktur beschädigen, je nachdem, wie der Manager damit umgeht.
Wenn ein Manager anonyme Beschwerden erhält, sollte er oder sie nicht aufspringen und sofort alles glauben, was die Beschwerde ohne Beweise aussagt. Jede Beschwerde sollte mit einer gewissen Skepsis behandelt werden und die möglichen Motive des Unbekannten, der die Beschwerde einreicht, sollten so gut wie möglich ermittelt werden. Dabei kann es hilfreich sein, die Quelle der Beschwerde zu identifizieren, da einige Leute dem Unternehmen vielleicht wirklich helfen wollen, während andere wütend sind und einen anderen Arbeiter in Schwierigkeiten bringen wollen. Wenn die Beschwerde real erscheint oder die Situation ernst ist, sollte der Manager der Beschwerde auf jeden Fall nachgehen.
Die Untersuchung anonymer Beschwerden erfolgt sowohl, um herauszufinden, ob die Beschwerde echte Tatsachen oder Gültigkeit hat, als auch um festzustellen, ob die Situation ein Eingreifen erfordert. Dies kann geschehen, indem man das Ziel der Beschwerde erfragt oder Fakten aus Firmenunterlagen oder Aufzeichnungen heraussucht. Wenn die Beschwerde echt ist oder zu sein scheint, sollte der Manager dann vertraulich mit der Zielperson sprechen.
Auch wenn anonyme Beschwerden real erscheinen, können einige Fakten nicht korrekt sein. Der Zielperson sollte die Möglichkeit gegeben werden, ihre Meinung zu der Situation zu äußern oder ihre Meinung zu der Beschwerde zu äußern. Dies kann zeigen, dass jemand anderes das Fehlverhalten begangen hat oder dass auch andere schuldig sind. Die Kündigung oder Bestrafung eines Mitarbeiters ohne Kenntnis der gesamten Geschichte kann zu Klagen wegen ungerechtfertigter Kündigung oder Bestrafung führen.
Wenn Schritte unternommen werden müssen, sollte der Manager sofort die Untersuchung und alle aufgedeckten Tatsachen einreichen. Der Manager sollte auch ein Memo schreiben, in dem detailliert beschrieben wird, was mit dem Mitarbeiter passiert ist, nur für den Fall, dass es vor Gericht kommt. Wenn der Mitarbeiter über die unternommenen Schritte verärgert ist und eine Klage einreichen möchte, kann die Aufbewahrung der Beweise dazu beitragen, die Zuerkennung von Schadensersatzansprüchen zu verhindern oder die Klage außergerichtlich auszuschließen.