Das Schreiben von Angeboten ist für viele Unternehmen ein notwendiger Bestandteil des Überlebens und der Existenz. Unternehmen müssen Angebote gewinnen, um im Geschäft zu bleiben, und Angebotsvorschläge werden durch das Schreiben von Angeboten gemacht. Die Finanzierungsquellen, aus denen sich Angebote bewerben, sind begrenzt, sodass ein gutes schriftliches Angebot ein Muss ist. Die Beschaffung dieser Mittel für ein Unternehmen ist ebenfalls ein harter, wettbewerbsorientierter Prozess, da alle Unternehmen irgendwann Geld benötigen.
Das Schreiben von Angeboten ist eine Fähigkeit, die mit Zeit und Übung verfeinert und gestärkt werden kann. Einige Unternehmen haben ihre eigenen Angebotsersteller innerhalb des Unternehmens, während andere Dienste verwenden, die Angebote, Angebotsanfragen und Angebotsvorlagen schreiben. Die Angebotsanfrage (RFP) ist ein Dokument, das Teil des Bieterverfahrens ist, mit dem ein Angebot für eine bestimmte Dienstleistung eingereicht wird. Eine Vorlage für eine Angebotsanfrage ähnelt normalerweise einer Angebotsvorlage oder einer allgemeinen Angebotsvorlage. Diese bestehen aus Basisformaten, die der Angebotsschreiber als Ausgangspunkt verwenden kann und von dort aus Schreibstil und Sprache an das Unternehmen, das er vertritt, anpassen kann.
Da die Angebotserstellung in der Regel innerhalb einer engen Frist erfolgen muss, um die erforderlichen Mittel zu erhalten, wenden sich Unternehmen häufig an Schreibdienste, um die Angebote für sie zu erstellen. Diese Dienstleistungen umfassen häufig Angebotsberatung, einen Präqualifikationsfragebogen, das RFP, eine Ausschreibung (ITT), Korrekturlesen, Lektorat, Recherche, Vorbereitung aller Dokumente und Präsentationstraining. Manchmal muss das Unternehmen sein Angebot vor der finanzierenden Gruppe vorlegen. Die Organisation, die sich um die Angebotserstellung kümmert, ist oft bereit, dem Unternehmen Schulungen zu den besten Taktiken und Strategien für die Angebotsabgabe anzubieten.
Bevor ein Angebot erstellt werden kann, muss ein Unternehmen alle seine Finanzunterlagen und Daten zusammentragen, einschließlich Steuererklärungen und Gehaltsabrechnungsinformationen. Außerdem müssen ein Angebotsformular und ein Angebotsbogen angefordert werden, in dem alle im Angebot zu beachtenden Regeln aufgeführt sind. Die Person oder Organisation, die das Angebot erstellt, muss auch Inspektionsberichte berücksichtigen. Oftmals werden Angebote nicht einmal berücksichtigt, es sei denn, das Angebot enthält einen entsprechenden Besichtigungsbericht des Gebäudes oder Büros, von dem aus das Angebot abgegeben wird.
Alle Bedingungen des Angebots müssen im Dokument explizit angegeben werden, da mündliche Korrespondenz nicht immer berücksichtigt wird. Der beste Rat für die Angebotserstellung ist, sich frühzeitig darum zu kümmern. Warten Sie nicht, bis die Frist näher rückt, denn das Angebot wird überstürzt und die Bewerter werden es bemerken. Gebote sollten gut geplant sein; Dies wird oft am besten durch die Verwendung einer Gliederung erreicht, bevor das Schreiben stattfindet. Stellen Sie sicher, dass der Text überzeugend und ansprechend ist, da die erfolgreichsten Angebote sofort die Aufmerksamkeit der Leser auf sich ziehen.