Um die beste Bestellvorlage auszuwählen, sollten die Informationsbedürfnisse aller Parteien berücksichtigt werden, die die Bestellung verwenden oder darauf verweisen. In einigen Fällen kann ein Unternehmen oder Einzelunternehmer eine grundlegende Bestellvorlage herunterladen, die den Anforderungen aller Parteien entspricht, die mit dem Dokument in Kontakt kommen. In anderen Fällen muss eine Bestellvorlage möglicherweise von ihrer Grundform abgeändert oder von Grund auf neu erstellt werden, um den besonderen Anforderungen des Unternehmens, das Bestellungen generiert, sowie der Parteien, die die Bestellung entgegennehmen oder bearbeiten, gerecht zu werden. Wenn die Bestellung sehr detaillierte Informationen zu den gekauften Artikeln erfordert – einschließlich Artikeln wie Diagrammen oder ähnlichen unterstützenden Informationen – muss die Bestellvorlage möglicherweise geändert werden, um Platz für diese Informationen zu schaffen.
Es gibt einige grundlegende Informationen, die in jeder Bestellvorlage enthalten sein sollten. Erstens sollte die Bestellvorlage mindestens zwei Adressen enthalten: die Adresse der Niederlassung, die Bestellungen verwaltet, und die Adresse des Unternehmens oder der Organisation, an die die Bestellung gesendet wird. Wenn die gekauften Artikel an eine andere Adresse als die Büroadresse versendet werden sollen, muss diese Adresse ebenfalls unter der Überschrift „Versand an“ vermerkt werden. Andere wichtige Informationen, die in eine Bestellung aufgenommen werden müssen, sind der Name und die Kontaktinformationen der Person, die die Bestellung aufgibt, das Datum der Bestellung, detaillierte Informationen zu den gekauften Artikeln und der Gesamtbetrag der Bestellung. Es ist auch üblich, dass Unternehmen Bestellnummern verwenden, um ihre Bestellungen zu verfolgen, daher sollte auch Platz für diese Informationen sein.
Es ist auch üblich, dass eine Bestellvorlage ein Feld für die Unterschrift des Käufers enthält. Einige Vorlagen enthalten auch einen Abschnitt für Notizen. Schließlich enthalten einige Bestellvorlagen auch einen Ort für das Fertigstellungsdatum der Bestellung. Wenn die Positionen der Bestellung bis zu einem bestimmten Datum oder innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs geliefert werden müssen, kann dies auf einer Bestellvorlage dafür vorgesehen sein. Sobald ein Unternehmen oder eine Organisation Bestellungen für eine Weile verwendet, können sie damit beginnen, ihre Vorlage zu optimieren, bis sie herausgefunden haben, was am besten funktioniert.