Ein Workflow ist eine Abfolge von Schritten, die von einer oder mehreren Personen ausgeführt werden, um den Prozess so effizient und einfach wie möglich zu gestalten. Die beste Workflow-Software kann eines von zwei verschiedenen Dingen sein. Zum einen kann Workflow-Software eine Software sein, die beim Entwerfen, Verfolgen und Verbessern des Workflows einer Organisation überlegen ist. Alternativ kann es sich auch um das Softwareprogramm oder -paket handeln, das mit einer so guten Interoperabilität entwickelt wurde, dass es durch sein durchdachtes Design den Workflow nahtlos und rationalisiert macht. Die Auswahl der besten Workflow-Software der beiden verschiedenen Typen erfordert unterschiedliche Ansätze.
Die erste Art von Workflow-Software kann auch eine Software für das Geschäftsprozessmanagement (BPM) oder eine Software für das Projektmanagement (PMS) sein. Diese Softwarepakete sind breit gefächert und der Workflow ist nur ein Teil dessen, worauf sie sich konzentrieren. Um die beste auszuwählen, müssen Sie daher herausfinden, welche dem Workflow die gewünschte Behandlung bietet. Zu den zu berücksichtigenden Funktionen gehören die Benutzerfreundlichkeit für Ihre Zwecke, ob proprietär oder Open Source, das Design und die Kosten. Es lohnt sich wahrscheinlich, Funktionen über den Workflow hinaus zu prüfen, um zu sehen, ob sie für andere Aspekte Ihres Unternehmens von Nutzen sein können.
Die zweite Art von Workflow-Software ist entweder ein eigenständiges Programm, das mit Blick auf die Interoperabilität entwickelt wurde, oder eine Suite, die gut gestaltet ist und genau das tut, was Sie brauchen. Ein Beispiel für die erste wäre Architektursoftware, die jeden möglichen Dateityp importieren und jeden Dateityp exportieren kann, den Sie in Ihrem Unternehmen verwenden oder mit Kunden teilen möchten. Ein Softwareprodukt mit weniger Import- und Exportmöglichkeiten würde den Arbeitsablauf verkomplizieren, da die Arbeit in einem anderen Programm konvertiert, eingescannt oder erneut eingegeben werden müsste, um den Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten.
Ein Beispiel für eine Software-Suite, die den besten Workflow bietet, könnte eine integrierte Schreib- und Bearbeitungssoftware mit einer entsprechenden Layout-Software sein. Ein gut gestaltetes Duo würde fließendes und fließendes Kopieren einfach machen. Es würde auch das Anpassen des Layouts und das Anzeigen der resultierenden Änderungen erleichtern, ohne frühere Designs zu verlieren, sowie die Anpassung des Materials. Die Wahl dieser Art von Software erfordert eine Planung für die Anforderungen des gesamten Workflows und die Berücksichtigung aller zusammen.