La utilizaci?n principal de una sala de videoconferencia es que las personas se comuniquen entre s? mediante el uso de transmisiones de video y audio. Una llamada de videoconferencia es diferente de una llamada de videotel?fono porque involucra a un grupo de personas, no a dos personas solteras. Dado que hay varias personas involucradas, muchas veces, las personas que participan en la telecomunicaci?n deber?n utilizar una sala de videoconferencia. Esta sala debe dise?arse y configurarse adecuadamente, ya que esto garantiza que todos puedan ser vistos y escuchados durante la reuni?n. Hay muchas maneras diferentes de configurar una sala de videoconferencia, y la cantidad de personas y el prop?sito de la reuni?n generalmente determinan qu? tipo de arreglo es el m?s apropiado.
Cuando se proporciona una sala de videoconferencia lo suficientemente grande, y generalmente asisten menos de 15 personas, se puede configurar una sala de videoconferencia en forma de U. Este tipo de configuraci?n generalmente incluye tres tablas, todas conectadas entre s?, que forman la forma de una U. La persona (s) con la que el grupo se est? comunicando generalmente se puede ver en la pantalla de un televisor o computadora en la parte abierta de la U. Los asistentes a la reuni?n se sientan en las partes externas de las mesas, para que puedan mirar, comunicarse y tomar notas c?modamente.
Para las videoconferencias que involucran a 16 o m?s personas, la mayor?a de las veces, es m?s ventajoso organizar la reuni?n en un auditorio. Si bien este tipo de configuraci?n no permite mucha interacci?n entre todos los asistentes, se puede utilizar un micr?fono de audiencia para hacer preguntas. Esta configuraci?n tambi?n permite a todos los asistentes ver f?cilmente la pantalla de video, que generalmente se configura en la parte delantera de la sala del auditorio.
No importa en qu? tipo de dise?o se instale una sala de videoconferencia, es importante que la sala no tenga superficies brillantes y, lo que es m?s importante, que no tenga vidrio. Si la habitaci?n tiene ventanas, deben cubrirse con persianas oscuras. Las superficies brillantes, el vidrio y las ventanas tienden a reflejar no solo la luz, sino tambi?n el sonido, lo que dificulta que la (s) persona (s) del otro extremo vean y escuchen.
Hay varios otros consejos que pueden ayudar con la configuraci?n de una sala de videoconferencia. Un micr?fono es suficiente por cada tres personas que asisten a una videoconferencia. Cada vez que se realiza una presentaci?n para una sola persona, se debe usar un micr?fono de solapa. El color rojo no se debe encontrar en ninguna decoraci?n ni en ninguna persona que se encuentre en las salas de videoconferencia, ya que esto provocar? parpadeos en el video. La mayor?a de las salas de videoconferencia requerir?n de una a tres c?maras, con todas las c?maras, pantallas de video y monitores alejados de las luces brillantes.