Crear una base de datos de inventario requiere cierta preparación y planificación, como seleccionar primero un sistema de administración de base de datos (DBMS) que utilizará. MySQL, Microsoft (MS) Access y Oracle figuran entre los sistemas más empleados. Luego deberá decidir qué tipo de información necesitará almacenar en su base de datos de inventario. Existen tres tipos generales de datos: información de pedidos, productos o servicios e inventario del comprador o del cliente. Sus pasos finales serán la creación real de la base de datos y las tablas que contendrá, completando el proceso de normalización, completando las tablas, incluso si solo con datos de prueba, y probando la base de datos recién creada.
La elección de qué DBMS usar generalmente se basa en el costo del software, las plataformas en las que se puede ejecutar, qué tan empinada es la curva de aprendizaje para usted o los empleados que serán responsables de la gestión del inventario y la resolución de los problemas de inventario cuando ocurrir. MySQL es un software de código abierto disponible de forma gratuita mediante descarga desde Internet, y a menudo viene incluido con distribuciones gratuitas de versiones de servidor del sistema operativo Linux. El acceso puede no ser una buena opción para empresas muy grandes, y Oracle, que es bastante costoso, tiene una curva de aprendizaje muy pronunciada. Una vez que haya determinado los tipos exactos de datos que necesita, estará listo para comenzar a crear la base de datos de inventario, que generalmente se puede lograr utilizando una interfaz gráfica de usuario (GUI) como PHPMyAdmin o en la línea de comandos utilizando el lenguaje SQL.
Si va a realizar tareas administrativas utilizando una GUI, el proceso debería explicarse por sí mismo y debería haber documentación del programa que pueda consultar. Crear una base de datos de inventario en la línea de comandos requiere al menos un conocimiento básico muy fuerte del lenguaje SQL, que casi siempre se usa para trabajar con bases de datos. Las palabras “crear base de datos” seguidas del nombre que elijas dar a tu base de datos es el comando que se emitirá. A continuación, deberá emitir el comando “usar” seguido del mismo nombre que eligió para acceder a él y comenzar a crear las tablas que necesita para contener todos los tipos de datos necesarios. Esto se inicia con el comando “crear tabla”, seguido del nombre de la tabla, junto con otros comandos que establecen parámetros, como claves foráneas, claves primarias, valores nulos y longitud de caracteres.
Estas funciones casi siempre se pueden llevar a cabo también a través de una GUI. Es muy importante que su base de datos de inventario se normalice, un proceso necesario para garantizar que pueda crecer en tamaño y actualizarse, manteniendo la integridad para que estén disponibles informes precisos sobre las decisiones comerciales en todo momento. Dependiendo del número de tablas y los tipos de datos, la normalización, que puede ser un proceso muy complicado, puede ser confiada a un especialista en bases de datos. Hay tres formas de normalización: primera forma normal (1NF), segunda forma normal (2NF) y tercera forma normal (3NF). Intentar lograr la normalización después de la creación real de su base de datos de inventario no es aconsejable.
Inteligente de activos.