El software de generación de imágenes permite a los usuarios de computadoras tomar una imagen de su disco duro en su estado actual, por lo que se puede hacer una copia de seguridad si el disco duro falla. Aunque el disco duro en sí contiene una gran cantidad de memoria, el software de creación de imágenes debe crear solo una imagen pequeña, ocupando un espacio mínimo en el disco y dejando espacio para otros archivos. Los programas basados en red, que pueden restaurar varias computadoras a la vez, son buenos para fallas generalizadas. Además de crear una copia de seguridad del disco duro, el programa de imágenes debería poder borrar la información personal si alguna vez se vende la computadora o el disco duro. Los programas con interfaces simples y copias de seguridad automatizadas pueden garantizar que siempre haya una copia de seguridad actual lista.
El disco duro contiene toda la memoria almacenada en una computadora, lo que podría llevar a uno a pensar que el software de imágenes necesitaría una gran cantidad de memoria para crear una imagen de disco, pero esto no siempre es cierto. Los programas de tamaño reducido, que utilizan una memoria mínima para la imagen, existen y, a menudo, son preferibles a los programas de tamaño más grande. El tamaño más pequeño deja más espacio en el disco duro para otros archivos, y el proceso de respaldo en sí mismo tomará menos tiempo.
Algunos usuarios solo necesitan software de imágenes para una computadora pero, con mayor frecuencia, los administradores de red requieren este programa. Un programa basado en la red permitirá al administrador crear un archivo de respaldo y realizar el respaldo en varias computadoras a la vez. Esto significa que una red completa puede volver a funcionar en horas, no en días.
La función más popular del software de imágenes es su capacidad para crear una imagen del disco duro, pero también puede borrar información. Muchos usuarios y administradores dejan información personal en las computadoras y, aunque todos los archivos y documentos se pueden borrar, un pequeño caché en el disco duro almacenará una parte de esta información. Una persona capacitada puede buscar en este caché y encontrar información personal que pueda provocar el robo de identidad u otros problemas, por lo que el mejor programa de software de imágenes debería poder borrar esta información.
El software de imágenes fácil de usar con copias de seguridad automatizadas garantizará que los usuarios sepan cómo hacer las copias de seguridad adecuadas y que siempre habrá una imagen de copia de seguridad reciente disponible. Muchos programas de imágenes tienen instrucciones complejas que serán difíciles de entender, excepto por usuarios técnicamente capacitados. Si el programa es fácil de usar, los usuarios pueden hacer una copia de seguridad sin problemas. Las copias de seguridad automatizadas podrán realizar una copia de seguridad cada hora, día o semana, dependiendo de su configuración; esto asegura que incluso los usuarios olvidadizos tendrán una copia de seguridad lista.