Los transcriptores generalmente pueden navegar por el mar aparentemente interminable de programas disponibles al observar cuatro factores principales, que incluyen la funcionalidad del software, la interfaz, la protección y el control de virus y el soporte y las actualizaciones.
Quizás el factor más importante a considerar al seleccionar el software de transcripción de música es la funcionalidad general que tiene el programa. La funcionalidad incluye tareas como importar, imprimir, convertir a varios formatos de archivo, editar, ralentizar el audio, transponer y seleccionar diferentes combinaciones de instrumentación y teclas. Estas características afectan cuánto puede alterar el usuario los datos de música y, por lo tanto, determinan los resultados generales que puede obtener el usuario. Si el software de transcripción de música no tiene la funcionalidad adecuada, entonces es necesario complementar el software con programas adicionales, lo que anula el propósito del software de transcripción. Al mismo tiempo, el usuario debe tener en cuenta si realmente utilizará todas las funciones que proporciona el software para evitar comprar software a un costo innecesariamente alto.
Una funcionalidad suficiente deja de tener sentido para un transcriptor si la funcionalidad es de difícil acceso. Esto significa que lo siguiente a considerar al mirar los programas de transcripción de música es la interfaz general. La interfaz se refiere a elementos como iconos y menús desplegables, así como hardware como el mouse de la computadora o una pantalla táctil, que permiten al usuario interactuar con el software y ejecutar comandos. Una interfaz ideal para el software de transcripción de música, similar a cualquier otro programa de software o dispositivo de hardware, es aquella que es instintiva para el usuario y que el usuario puede navegar fácilmente. Esto permite al usuario cambiar de una tarea a otra o incluso realizar múltiples tareas de manera eficiente, lo que hace que el proceso de transcripción sea menos tedioso.
Aquellos que deseen comprar y usar software de transcripción de música también deben investigar la susceptibilidad del programa a virus y corrupción. Esta es una característica crítica para el software de transcripción porque la transcripción es un proceso que consume mucho tiempo. Los virus pueden causar problemas como datos perdidos o dañados en archivos de transcripción individuales, así como problemas con cada aspecto de la funcionalidad del programa. Algunos virus son lo suficientemente malos como para inutilizar el software de transcripción sin una reinstalación completa. Incluso si esto es posible dadas las restricciones de licencia y registro del software y la cooperación del fabricante del software, al transcriptor de música le toma tiempo hacerlo.
El último elemento a investigar cuando se busca el mejor software de transcripción de música es la capacidad de actualizar el software y obtener soporte técnico. Esto está relacionado con la calificación otorgada tanto al software como a la empresa. Si un software de transcripción tiene una buena funcionalidad pero no puede actualizarse o admitirse fácilmente, resulta más costoso de mantener, lo que resulta en calificaciones más bajas.