Para enviar datos fácilmente desde un contestador automático al correo electrónico, debe configurar un sistema en el que utilice un servicio de correo de voz digital, en lugar de un contestador automático estándar. Los contestadores automáticos generalmente actúan como dispositivos separados que se pueden conectar a su teléfono o se desarrollan como parte de un teléfono que registra los mensajes de las llamadas entrantes y guarda esos mensajes para reproducirlos en el futuro. Este tipo de sistema no necesariamente interactúa o funciona con componentes en línea, lo que dificulta la transferencia de mensajes desde un contestador automático a una cuenta de correo electrónico, por lo que debe buscar un servicio digital que utilice correo de voz en línea que le notifique por correo electrónico los mensajes nuevos.
Cuando se trata de transferir datos de un contestador automático al correo electrónico, el principal problema que surge es la capacidad de comunicación de los diferentes sistemas. Un contestador automático suele ser un dispositivo físico que se utiliza para grabar y guardar mensajes de las personas que llaman. Estas máquinas generalmente están conectadas a una línea telefónica y pueden ser un dispositivo separado conectado a un teléfono o pueden integrarse como parte de un teléfono. Dado que los contestadores automáticos están diseñados para funcionar principalmente con teléfonos, no hay muchos modelos diseñados para su uso con sistemas de correo electrónico.
Se han introducido algunos dispositivos para hacer posible que los contestadores automáticos utilicen formatos de información digital y envíen mensajes a un sistema informático, pero estos a menudo no son confiables y no siempre están disponibles. En lugar de intentar enviar información desde su contestador automático al correo electrónico, debería considerar utilizar un servicio de correo de voz. Puede elegir un servicio de correo de voz que esté en línea o que utilice software que instale en una computadora. Cuando se recibe una llamada entrante que no puede responder, el sistema transfiere la llamada al sistema informático y se graba un mensaje.
El sistema informático puede enviar un mensaje a su correo electrónico, de la misma manera que probablemente desee que los mensajes se envíen desde su contestador automático al correo electrónico. Los diferentes sistemas pueden enviar diferentes tipos de mensajes, aunque generalmente es simplemente una alerta que le notifica que tiene un mensaje de correo de voz. Luego puede revisar su correo de voz desde una ubicación remota, marcando el servicio de correo de voz y recuperando su mensaje. Hay varios sistemas que le permiten utilizar el correo de voz y el correo electrónico, a menudo más fácilmente que intentar enviar datos desde un contestador automático al correo electrónico, y algunos sistemas pueden incluir funciones de identificación de llamadas, así como la capacidad de transferir llamadas a un teléfono móvil. .