Una carta a los inversores siempre debe ser informativa y profesional. Para mantener sólidas las relaciones con los inversores, siempre comuníquese de manera clara y honesta sobre los detalles de su negocio. Su correspondencia con los inversores solo debe incluir información objetiva y cada inversor debe ser notificado de los problemas importantes que afectan su inversión tan pronto como se den a conocer. Si adjunta informes de inversionistas con una carta, explique cualquier área de preocupación que pueda mostrar un informe y aliente a los inversionistas a contactarlo directamente si alguno tiene preguntas o inquietudes futuras.
Siempre que escriba una carta a los inversores, asegúrese de que esté escrita en papel membretado con una fuente fácil de leer y de aspecto profesional. Ya sea que esté preparando una carta trimestral a los inversores, una carta anual a los inversores o escribiendo una carta para una propuesta de inversionista, asegúrese de guardar una copia de la carta para sus archivos y enviar una copia de la misma carta a todos sus inversores, así como cualquier miembro de la junta y otras partes apropiadas. Diríjase a los destinatarios en un tono respetuoso y profesional, e incluya siempre su información de contacto.
Todas las comunicaciones de los inversores deben estar debidamente fechadas directamente en la correspondencia a fin de mantener una línea de tiempo de comunicación objetiva. También debe contener siempre una línea de referencia o asunto después de la fecha de la carta para que sus inversores sepan a qué se refiere la carta y para que la información sea fácilmente recuperable si es necesario en el futuro. Una carta a los inversores también debe comenzar siempre con un saludo respetuoso y profesional, incluso si tiene una relación personal con sus inversores.
Al redactar una carta para enviar a los inversores, siempre es una buena idea llegar directamente al punto lo antes posible. Puede tener una relación amistosa con el inversionista, pero discutir asuntos personales nunca es apropiado al proporcionar una carta profesional a los inversionistas. En cambio, la carta solo debe contener información pertinente al interés comercial del inversor y la inversión en su proyecto.
En su carta a los inversores, sean optimistas sobre el futuro de su negocio juntos. Incluso si los inversores se enfrentan a la posibilidad de perder una inversión, detalle sus mejores estrategias para intentar evitar dicha pérdida. En resumen, asegure a sus inversores que está haciendo su mejor esfuerzo personal y profesional para proteger sus intereses.
Cuando una carta a los inversores ofrece noticias desalentadoras, también es una buena práctica informar a sus inversores de situaciones que aparentemente están fuera de su control. Al mismo tiempo, sin embargo, informe a los inversores sobre los esfuerzos que ha realizado en su nombre. La mayoría de los inversores entienden los riesgos y entienden que circunstancias imprevistas pueden resultar en una pérdida. Sin embargo, lo que la mayoría no tolerará es ser mal informado o mentido intencionalmente en una carta o en persona.
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