Cuando una empresa decide comprar un art?culo o servicio, y quiere solicitar proveedores potenciales, primero escribe una solicitud de propuesta (RFP). El RFP establece los criterios que quieren que los proveedores aborden al proponer por qu? deber?an ser contratados para el trabajo. Es importante escribir una solicitud de propuesta que sea clara y solicite toda la informaci?n necesaria, mientras presenta a la empresa de manera positiva. Una RFP mal redactada podr?a significar que la empresa podr?a terminar con vendedores principalmente no calificados o de baja calidad, o sin propuestas en absoluto.
El primer paso para escribir una solicitud de propuesta es, simplemente, determinar qu? necesita exactamente la empresa. Aunque esto suena bastante b?sico, en realidad es el paso m?s ignorado por las empresas. Muchas compa??as comienzan a escribir una solicitud de propuesta sin tener una comprensi?n clara de cu?les son sus necesidades y deseos, y finalmente terminan pidiendo cosas demasiado, muy poco o contradictorias. Se deben solicitar aportes de todas las personas involucradas en el proyecto afectado, y se debe llegar a un consenso sobre lo que realmente se necesita antes de que se inicie la RFP.
Los proveedores necesitar?n saber exactamente qu? es lo que necesita lograr y lo que simplemente desea lograr. Muchas compa??as cometen el error cuando escriben una solicitud de propuesta de crear una lista de deseos de las caracter?sticas de sus sue?os, pero usando palabras de necesidad como must y must. Los proveedores que no puedan cumplir con uno o dos de estos criterios pueden no presentar una propuesta si creen que los criterios son absolutamente necesarios. Es importante prestar atenci?n al lenguaje utilizado, guardar las palabras necesarias para cuando sean precisas y usar un lenguaje m?s suave como el deseo y opcional para las caracter?sticas preferibles.
Antes de solicitar propuestas, tambi?n es una buena idea saber c?mo se ver? la propuesta ideal. Si hay m?ltiples aspectos por los cuales se juzgar?n las propuestas, por ejemplo si se juzgar?n por precio, oportunidad y densidad de caracter?sticas, tenga una idea de cu?nto se pesar? de cada una de estas caracter?sticas. Sepa c?mo una propuesta que ofrece el precio m?s bajo pero un largo tiempo de espera se comparar? con una propuesta que es el doble de cara pero que toma la mitad del tiempo. Esto ayudar? a reducir la confusi?n y el estr?s m?s adelante en el proceso.
En realidad, sentarse para escribir una solicitud de propuesta puede ser un procedimiento bastante sencillo y r?pido una vez que se ha establecido el trabajo preliminar. La introducci?n solo debe explicar por qu? la empresa est? solicitando propuestas y ofrecer una visi?n general del resto de la solicitud, incluidos los criterios y plazos importantes. La RFP debe cubrir lo que debe tener una propuesta ganadora, seguida de las caracter?sticas deseadas y los criterios para elegir al ganador, especialmente si hay criterios de selecci?n establecidos. A continuaci?n, se debe proporcionar una l?nea de tiempo que establezca varias fechas de referencia y una fecha de vencimiento final. Finalmente, la solicitud de propuesta debe darles a los solicitantes una idea de lo que suceder? despu?s, incluido cu?nto tiempo pueden esperar para recibir una respuesta y si los que no fueron elegidos pueden esperar una respuesta.