Cuando una empresa decide comprar un artículo o servicio, y quiere solicitar proveedores potenciales, primero escribe una solicitud de propuesta (RFP). El RFP establece los criterios que quieren que los proveedores aborden al proponer por qué deberían ser contratados para el trabajo. Es importante escribir una solicitud de propuesta que sea clara y solicite toda la información necesaria, mientras presenta a la empresa de manera positiva. Una RFP mal redactada podría significar que la empresa podría terminar con vendedores principalmente no calificados o de baja calidad, o sin propuestas en absoluto.
El primer paso para escribir una solicitud de propuesta es, simplemente, determinar qué necesita exactamente la empresa. Aunque esto suena bastante básico, en realidad es el paso más ignorado por las empresas. Muchas compañías comienzan a escribir una solicitud de propuesta sin tener una comprensión clara de cuáles son sus necesidades y deseos, y finalmente terminan pidiendo cosas demasiado, muy poco o contradictorias. Se deben solicitar aportes de todas las personas involucradas en el proyecto afectado, y se debe llegar a un consenso sobre lo que realmente se necesita antes de que se inicie la RFP.
Los proveedores necesitarán saber exactamente qué es lo que necesita lograr y lo que simplemente desea lograr. Muchas compañías cometen el error cuando escriben una solicitud de propuesta de crear una lista de deseos de las características de sus sueños, pero usando palabras de necesidad como must y must. Los proveedores que no puedan cumplir con uno o dos de estos criterios pueden no presentar una propuesta si creen que los criterios son absolutamente necesarios. Es importante prestar atención al lenguaje utilizado, guardar las palabras necesarias para cuando sean precisas y usar un lenguaje más suave como el deseo y opcional para las características preferibles.
Antes de solicitar propuestas, también es una buena idea saber cómo se verá la propuesta ideal. Si hay múltiples aspectos por los cuales se juzgarán las propuestas, por ejemplo si se juzgarán por precio, oportunidad y densidad de características, tenga una idea de cuánto se pesará de cada una de estas características. Sepa cómo una propuesta que ofrece el precio más bajo pero un largo tiempo de espera se comparará con una propuesta que es el doble de cara pero que toma la mitad del tiempo. Esto ayudará a reducir la confusión y el estrés más adelante en el proceso.
En realidad, sentarse para escribir una solicitud de propuesta puede ser un procedimiento bastante sencillo y rápido una vez que se ha establecido el trabajo preliminar. La introducción solo debe explicar por qué la empresa está solicitando propuestas y ofrecer una visión general del resto de la solicitud, incluidos los criterios y plazos importantes. La RFP debe cubrir lo que debe tener una propuesta ganadora, seguida de las características deseadas y los criterios para elegir al ganador, especialmente si hay criterios de selección establecidos. A continuación, se debe proporcionar una línea de tiempo que establezca varias fechas de referencia y una fecha de vencimiento final. Finalmente, la solicitud de propuesta debe darles a los solicitantes una idea de lo que sucederá después, incluido cuánto tiempo pueden esperar para recibir una respuesta y si los que no fueron elegidos pueden esperar una respuesta.