Un coordinador de control de documentos es responsable de cualquier tipo de documentación que una empresa pueda utilizar para realizar operaciones comerciales. Esto generalmente incluye imágenes y diagramas, registros de computadora y documentación escrita. Este coordinador puede establecer un sistema de documentación y generalmente estará a cargo de administrarlo y controlarlo. También puede ser responsable de crear procedimientos para usar el sistema y probablemente ayudará a otros a usar los procedimientos de manera efectiva. El coordinador de control de documentos es vital para el éxito de los departamentos de producción, ya que es responsable de ayudar a rastrear los cambios y las mejoras en los proyectos.
Los tipos de documentos que un coordinador necesitará rastrear y almacenar variarán de una industria a otra. Dependiendo del tipo de negocio en el que trabaja, un coordinador de control de documentos desarrollará e implementará un sistema para almacenar y recuperar cualquier documentación necesaria. Puede recopilar y rastrear archivos de papel, obras de arte y planos. También podría ser responsable de controlar la facturación y otros trámites relacionados con un proyecto específico dentro de la empresa. El sistema puede ser de toda la compañía, en cuyo caso el coordinador tendrá varios departamentos diferentes involucrados dependiendo del tipo de documentación.
En cualquier proyecto empresarial que implique el mantenimiento de registros, varios departamentos y empleados participarán en la creación y distribución de información. El coordinador de control de documentos gestionará cualquier esfuerzo para recopilar y controlar esta masa de información y cualquier documentación o archivos de computadora que lo acompañen. Esto hará que la comunicación efectiva con otros departamentos y organizaciones externas sea un papel vital para cualquier persona en esta ocupación.
Los documentos que el coordinador debe supervisar podrían ser de departamentos internos de la compañía o de contratistas y clientes externos. A menudo debe verificar la información con varios supervisores diferentes para asegurarse de que la documentación sea precisa, y puede estar a cargo de preparar y distribuir copias de los documentos a los departamentos internos y externos. El coordinador de control de documentos tendrá la tarea de rastrear los cambios en el modelado y la construcción de productos, y el almacenamiento y recuperación de documentos para su evaluación y revisión. Además, puede ser responsable de presentar la información de control de documentos a la gerencia y a los clientes.
El día típico de un coordinador de control de documentos probablemente lo pasará organizando, catalogando y rastreando archivos en papel y electrónicos. Pasará tiempo coordinando con otros dentro de su propia empresa, así como con los de organizaciones externas. Puede pasar parte de su día supervisando y capacitando a otros en políticas y procedimientos de control de documentos.