Un coordinador de control de documentos es responsable de cualquier tipo de documentaci?n que una empresa pueda utilizar para realizar operaciones comerciales. Esto generalmente incluye im?genes y diagramas, registros de computadora y documentaci?n escrita. Este coordinador puede establecer un sistema de documentaci?n y generalmente estar? a cargo de administrarlo y controlarlo. Tambi?n puede ser responsable de crear procedimientos para usar el sistema y probablemente ayudar? a otros a usar los procedimientos de manera efectiva. El coordinador de control de documentos es vital para el ?xito de los departamentos de producci?n, ya que es responsable de ayudar a rastrear los cambios y las mejoras en los proyectos.
Los tipos de documentos que un coordinador necesitar? rastrear y almacenar variar?n de una industria a otra. Dependiendo del tipo de negocio en el que trabaja, un coordinador de control de documentos desarrollar? e implementar? un sistema para almacenar y recuperar cualquier documentaci?n necesaria. Puede recopilar y rastrear archivos de papel, obras de arte y planos. Tambi?n podr?a ser responsable de controlar la facturaci?n y otros tr?mites relacionados con un proyecto espec?fico dentro de la empresa. El sistema puede ser de toda la compa??a, en cuyo caso el coordinador tendr? varios departamentos diferentes involucrados dependiendo del tipo de documentaci?n.
En cualquier proyecto empresarial que implique el mantenimiento de registros, varios departamentos y empleados participar?n en la creaci?n y distribuci?n de informaci?n. El coordinador de control de documentos gestionar? cualquier esfuerzo para recopilar y controlar esta masa de informaci?n y cualquier documentaci?n o archivos de computadora que lo acompa?en. Esto har? que la comunicaci?n efectiva con otros departamentos y organizaciones externas sea un papel vital para cualquier persona en esta ocupaci?n.
Los documentos que el coordinador debe supervisar podr?an ser de departamentos internos de la compa??a o de contratistas y clientes externos. A menudo debe verificar la informaci?n con varios supervisores diferentes para asegurarse de que la documentaci?n sea precisa, y puede estar a cargo de preparar y distribuir copias de los documentos a los departamentos internos y externos. El coordinador de control de documentos tendr? la tarea de rastrear los cambios en el modelado y la construcci?n de productos, y el almacenamiento y recuperaci?n de documentos para su evaluaci?n y revisi?n. Adem?s, puede ser responsable de presentar la informaci?n de control de documentos a la gerencia y a los clientes.
El d?a t?pico de un coordinador de control de documentos probablemente lo pasar? organizando, catalogando y rastreando archivos en papel y electr?nicos. Pasar? tiempo coordinando con otros dentro de su propia empresa, as? como con los de organizaciones externas. Puede pasar parte de su d?a supervisando y capacitando a otros en pol?ticas y procedimientos de control de documentos.