Las propuestas son documentos comerciales que normalmente se emplean para uno de dos propósitos. A menudo, se prepara una propuesta en respuesta a una consulta de un cliente potencial. En otras ocasiones, el documento se prepara para presentar una idea de negocio a alguien que esté en condiciones de ofrecer financiamiento u otro tipo de apoyo. En ambos casos, existe un conjunto básico de pautas de propuesta que siempre aumentará las posibilidades de recibir una respuesta positiva al documento.
Cuando un cliente potencial ha emitido una Solicitud de propuesta formal o RFP, gran parte del trabajo ya se realiza por adelantado. La solicitud de propuesta le indicará qué datos deben incluirse en la propuesta antes de que se considere. En muchos casos, la solicitud de propuesta también dictará cómo se presentan y organizan esos datos. El uso del texto y los términos en la solicitud de propuesta facilitará mucho el diseño de una plantilla de propuesta que impresionará al destinatario y aumentará sus posibilidades de ganar el negocio.
Las pautas de la propuesta también dictan que mantenga el texto de su propuesta claro y preciso. Desea transmitir las ideas principales de la propuesta de la manera más directa posible. Esto minimizará las posibilidades de que cualquiera que lea el formato de propuesta terminado pierda interés a mitad de camino y pase a la propuesta presentada por su competencia. Evite usar jerga o términos técnicos a menos que las pautas de la propuesta contenidas en la solicitud de propuesta específicamente permitan verborrea de este tipo.
Junto con la claridad, la ortografía y la puntuación adecuadas son extremadamente importantes para el éxito de la propuesta. Con demasiada frecuencia, se descarta una propuesta brillante, simplemente porque los errores en el texto dificultan la lectura. Las pautas de la propuesta requieren que el documento sea revisado minuciosamente para detectar cualquier tipo de error ortográfico o de puntuación antes de que se envíe la propuesta.
Cuando el RFP no especifica elementos como el uso de elementos visuales o la inclusión de una página de título, las pautas generales de la propuesta requieren que este tipo de extras se agreguen al documento terminado. Las imágenes prediseñadas, los logotipos, las tablas y otras imágenes ayudan a romper el aspecto austero del texto, proporcionando un poco de frescura para la vista a medida que se lee el documento. Sin embargo, haga uso de los elementos visuales juiciosamente. Insertarlos sin razón aparente perjudicará la efectividad de su propuesta, ya que otros se preguntarán qué está tratando de ocultar detrás de todo ese excesivo escaparate.
Seguir las pautas básicas de la propuesta mejorará en gran medida el potencial de su documento terminado para lograr su objetivo previsto. Si no recibe una Solicitud de propuesta formal y no tiene idea de por dónde comenzar, utilice ejemplos de propuestas para obtener algunas ideas generales sobre cómo proceder. Con un poco de práctica, pronto podrá preparar una propuesta que sea precisa, legible, bien organizada y muy probable que lo ayude a lograr ganar el negocio o el apoyo que está buscando.
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