Se utilizan muchos términos para describir los sistemas de colaboración, incluidas las comunidades de aprendizaje profesional, los equipos de gestión de producción, las reuniones de la junta e incluso los comités. Se pueden formar y disolver múltiples sistemas de colaboración en cualquier negocio u operación a medida que surjan nuevas necesidades. Algunos pueden implementarse temporalmente al planificar proyectos importantes o resolver problemas específicos. Otros sistemas de colaboración son continuos y están orientados hacia un objetivo común a largo plazo.
Los diferentes nombres utilizados para describir los sistemas de colaboración pueden ser confusos, ya que dos organizaciones pueden usar exactamente el mismo nombre para su sistema, pero operan de maneras muy diferentes. A veces, los sistemas de colaboración que son esencialmente idénticos en función reciben diferentes nombres. Por ejemplo, un grupo puede llamarse un equipo de nivel de grado en una escuela y un equipo interdisciplinario en otra. El nombre real que usa una organización para su sistema colaborativo particular no es tan importante como el trabajo que realiza un equipo o sistema.
Los sistemas de colaboración pueden considerarse como equipos o grupos de personas que trabajan juntas para completar una tarea específica. La palabra «colaborativo» se puede dividir en el prefijo co- y la palabra raíz trabajo. El prefijo significa conjunto, conjunto o igual, y trabajo significa trabajar. Un sistema colaborativo, entonces, es cualquier arreglo en el cual las personas se unen en alguna forma de actividad o trabajo compartido. Estos sistemas a veces se basan en la tecnología y utilizan una red de comunicaciones de la empresa en lugar de reuniones físicas en tiempo real para involucrar a los trabajadores y participar en debates.
Dos colegas que discuten y comparten ideas sobre cómo resolver un problema en el trabajo pueden participar en un sistema de colaboración informal. Ejemplos más elaborados de estos sistemas involucran equipos específicos o cuadros de empleados que se reúnen en horarios regulares. Estos sistemas colaborativos altamente estructurados generalmente se adhieren a una agenda apretada, y los líderes siguen una plantilla orientada a tareas. Ya sea simple o complejo, un hilo común entre todos los sistemas de colaboración es una fuerte necesidad de una comunicación clara y un liderazgo efectivo.
En educación, los sistemas de colaboración a menudo incluyen equipos de maestros que enseñan a los mismos estudiantes o asignaturas. Estas personas pueden reunirse para planificar la instrucción juntos y luego evaluar el trabajo de los estudiantes para determinar el éxito de la instrucción. En los negocios, una estrategia de marketing colaborativo puede presentar un escenario similar. Múltiples departamentos o empleados pueden implementar la estrategia y luego reunirse después de la implementación para juzgar la efectividad de la estrategia. En todos los casos, los sistemas de colaboración se basan en la premisa de que enfocar muchas mentes en una tarea específica es superior a las personas que lo hacen solos.
Inteligente de activos.