En ocasiones, el formato de los documentos puede resultar muy transparente para el usuario y, en otras ocasiones, puede resultar muy frustrante. Una forma de lograr buenos resultados de formateo con un mínimo esfuerzo es estar muy familiarizado con el programa que se está utilizando. Otro consejo es mantener el formato lo más simple posible y pensar más allá de la funcionalidad básica de las herramientas disponibles para que puedan utilizarse en su máximo potencial. Conocer el destino del documento formateado, ya sea una impresora, un dispositivo portátil o una página web, puede ayudar a evitar los mecanismos de formateo del documento que podrían no traducirse al medio final. Comprender los aspectos de cómo se utilizará el documento puede ayudar a definir objetos, como imágenes, para que se vea profesional y tenga una calidad excelente cuando se imprime el documento.
El conocimiento de cómo funciona el software de edición de documentos es vital para utilizar incluso un formato de documento moderado. Lo que podría parecer un simple conjunto de herramientas puede volverse cada vez más complejo a medida que sus interacciones con el texto y entre sí comienzan a producir resultados impredecibles. El ajuste de texto, los saltos de línea, las capas y los objetos insertados, como las celdas de una hoja de cálculo, pueden eliminarse mediante estilos o elementos particulares. El formato puede incluso parecer perfecto hasta que se exporta o se envía a una impresora. Saber cómo y por qué un programa funciona de la forma en que lo hace puede eliminar gran parte de esta frustración.
Es importante diseñar el formato del documento teniendo en cuenta el resultado final. No tiene mucho sentido utilizar imágenes prediseñadas en color en documentos que se imprimirán en blanco y negro. Es posible que algunos formatos complejos, especialmente los objetos vinculados entre suites de oficina, no se traduzcan bien en un archivo de lenguaje de marcado de hipertexto (HTML). Los libros electrónicos, informes o folletos promocionales tienen requisitos específicos para su formato que pueden cambiar la cantidad de contenido y la naturaleza del diseño. Usar plantillas o trazar el diseño de un documento antes de comenzar puede ahorrar tiempo y evitar problemas.
La mayoría de las veces, el formato de documento simple es el más efectivo. Es posible que los diseños complejos que involucran marcos o tablas anidados dentro de otras tablas no se procesen correctamente a través de otro dispositivo o programa. Del mismo modo, nunca es una buena idea utilizar espacios individuales para formatear. Las herramientas de formato en el editor deben usarse como fueron diseñadas para formatear, sin atajos, para asegurar la mayor probabilidad de una salida impecable.
El desarrollo del contenido y el formato del documento deben ir de la mano, aunque deben trazarse individualmente antes de pasar al editor. La creación de formato sobre la marcha puede hacer que el usuario pierda de vista el diseño más grande. Intentar crear contenido para el formato mientras se pasa de un elemento a otro puede provocar errores o interrupciones en el formato. Con un plan sólido para el formato y el contenido de los documentos con anticipación, el resultado final se puede completar con un mínimo de problemas.