Administrar una mesa de ayuda es una funci?n importante en muchos tipos diferentes de organizaciones. Las empresas, las universidades y los municipios, e incluso los municipios, utilizan mesas de ayuda para ayudar a los clientes y a otras personas con una variedad de preguntas e inquietudes. Para participar en una gesti?n eficaz de la mesa de ayuda, los gerentes deben dar el ejemplo cuando se trata de una buena comunicaci?n, generar respeto por todos los involucrados y asegurarse de que todo el personal de la mesa de ayuda est? debidamente capacitado y actualizado en t?rminos de informaci?n y procedimientos
Una de las primeras cosas a tener en cuenta con la administraci?n de la mesa de ayuda es la necesidad de promover una comunicaci?n efectiva en todos los niveles de la operaci?n de la mesa. Esto significa que los gerentes y el personal de soporte deben poder comunicarse de manera sucinta y clara, lo que ayuda a minimizar el potencial de malentendidos que podr?an socavar la funci?n del escritorio y tener un impacto negativo en la capacidad del escritorio para proporcionar asistente de otros. Aqu?, el gerente debe liderar en t?rminos del uso de estrategias de comunicaci?n s?lidas que mantengan al personal informado y equipado para ayudar a cualquiera que busque ayuda.
Junto con las comunicaciones internas s?lidas, la administraci?n de la mesa de ayuda tambi?n implica ayudar al personal de la mesa de ayuda a desarrollar habilidades que faciliten la comunicaci?n con los clientes. Esto significa capacitar activamente al personal no solo en t?rminos del tipo de informaci?n que se debe distribuir, sino tambi?n en c?mo transmitir esa informaci?n utilizando palabras que los clientes puedan entender. Al mismo tiempo, es muy importante asegurarse de que el personal est? capacitado para escuchar de manera efectiva a los clientes, hacer preguntas aclaratorias y, en general, trabajar con los clientes para identificar exactamente lo que se necesita antes de intentar responder. El resultado final es un cliente que se siente escuchado, un elemento que puede recorrer un largo camino para desactivar una situaci?n negativa y mantener una relaci?n positiva con el cliente.
La administraci?n de la mesa de ayuda implica tomarse el tiempo para hacer evaluaciones de desempe?o con los empleados de manera regular. Cuando se usa con el mejor efecto, este es un momento para que tanto el gerente como el empleado identifiquen ?reas de fortaleza, as? como ?reas en las que se podr?an realizar mejoras que a su vez ayudan a hacer que la mesa de ayuda sea m?s efectiva. El objetivo de las evaluaciones no es solo el conjunto de habilidades del empleado, sino tambi?n una oportunidad para que los empleados hagan sugerencias sobre c?mo mejorar la funci?n de la mesa de ayuda. Si bien los empleados siempre deben sentirse libres de sugerir nuevas ideas a los gerentes, incorporar esta oportunidad al final de la evaluaci?n a menudo puede generar algunas ideas efectivas y tambi?n puede reforzar al empleado que ?l o ella es una parte importante del equipo.
El apoyo al equipo tambi?n es un aspecto importante de la gesti?n de la mesa de ayuda. El personal debe sentirse seguro de que el gerente estar? all? para ofrecer asistencia en caso de que ocurra algo que est? m?s all? del alcance de la capacitaci?n o experiencia del empleado. Cuando los empleados conf?an y conf?an en la capacidad del gerente para apoyarlos a trav?s de cualquier cosa, se mejora la sensaci?n de ser un equipo y, en ?ltima instancia, sirve a todos con la mejor ventaja.
La gesti?n eficaz de la mesa de ayuda tambi?n implica asegurarse de que todas las personas conectadas con la mesa de trabajo sean tratadas con respeto. Administrar al personal de una manera que reconozca sus contribuciones y al mismo tiempo trabajar con ellos para que el escritorio funcione de manera m?s eficiente es de primordial importancia. Al reconocer el valor de todo el personal de la mesa de ayuda, asegurarse de que todos est?n al d?a con las pol?ticas y procedimientos, y estar preparados para ayudar a los empleados con situaciones dif?ciles, el proceso de gesti?n de la mesa de ayuda continuar? sin problemas, beneficiando a todos los involucrados.
Inteligente de activos.