Los requisitos de retención de registros de nómina varían mucho de una jurisdicción a otra, por lo que los dueños de negocios deben familiarizarse con las leyes en su área. Algunos de los documentos que deben conservarse se refieren a impuestos sobre la nómina, beneficios para empleados y registros del número de horas trabajadas. También deberían considerar guardar copias digitales y en papel de los registros de nómina. Si es posible, los documentos en papel deben almacenarse en un gabinete a prueba de fuego para evitar que se dañen.
Es una buena idea averiguar cuánto tiempo pueden necesitarse los registros de nómina. Esto puede variar de un país a otro, y generalmente se rige por las agencias de ingresos locales. Como regla general, la mayoría de los registros deben conservarse entre cuatro y diez años después de las transacciones.
Los dueños de negocios también deben determinar qué registros de nómina específicos deben mantenerse. Algunos importantes pueden incluir documentos que prueban que ciertos impuestos fueron retenidos de los salarios de los empleados. Es posible que una persona también necesite conservar registros que muestren cuánto le pagaron y la cantidad de horas trabajadas. Esta práctica de retención de registros de nómina puede ayudar a demostrar que los miembros del personal recibieron al menos el salario mínimo local, si existe. También puede ayudar a establecer el cumplimiento de las leyes de trabajo infantil, si corresponde.
Otras opciones de retención de registros de nómina podrían incluir salarios de horas extras, beneficios para empleados, pago de vacaciones o pago por enfermedad. Si el negocio contribuye a un fondo de jubilación o paga parte de las primas de seguro de sus empleados, la documentación de esto también debe guardarse. Si a los empleados se les paga por comisión, un supervisor también puede necesitar conservar los informes de ventas de la compañía.
Se deben conservar copias digitales y en papel de los registros. Esto es para que haya un archivo de respaldo en caso de que se destruya un conjunto de registros. Los registros digitales deben mantenerse en dispositivos de almacenamiento extraíbles, como un disco duro de respaldo, disco o unidad flash, además de tenerlos en el disco duro de una computadora. Las copias en papel deben estar encerradas en un gabinete ignífugo ubicado en un área que no sea propensa a inundaciones, ya que esto puede ayudar a garantizar la seguridad de estos documentos.
La retención de registros de nómina puede ser una parte importante de las operaciones regulares de cualquier negocio. Hacerlo normalmente es fácil si el trabajo se mantiene regularmente. Guardar documentos de manera ordenada y por el tiempo requerido puede ahorrarle a un gerente una gran cantidad de dolor en el caso de una auditoría o venta de la empresa.
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