Los requisitos de retenci?n de registros de n?mina var?an mucho de una jurisdicci?n a otra, por lo que los due?os de negocios deben familiarizarse con las leyes en su ?rea. Algunos de los documentos que deben conservarse se refieren a impuestos sobre la n?mina, beneficios para empleados y registros del n?mero de horas trabajadas. Tambi?n deber?an considerar guardar copias digitales y en papel de los registros de n?mina. Si es posible, los documentos en papel deben almacenarse en un gabinete a prueba de fuego para evitar que se da?en.
Es una buena idea averiguar cu?nto tiempo pueden necesitarse los registros de n?mina. Esto puede variar de un pa?s a otro, y generalmente se rige por las agencias de ingresos locales. Como regla general, la mayor?a de los registros deben conservarse entre cuatro y diez a?os despu?s de las transacciones.
Los due?os de negocios tambi?n deben determinar qu? registros de n?mina espec?ficos deben mantenerse. Algunos importantes pueden incluir documentos que prueban que ciertos impuestos fueron retenidos de los salarios de los empleados. Es posible que una persona tambi?n necesite conservar registros que muestren cu?nto le pagaron y la cantidad de horas trabajadas. Esta pr?ctica de retenci?n de registros de n?mina puede ayudar a demostrar que los miembros del personal recibieron al menos el salario m?nimo local, si existe. Tambi?n puede ayudar a establecer el cumplimiento de las leyes de trabajo infantil, si corresponde.
Otras opciones de retenci?n de registros de n?mina podr?an incluir salarios de horas extras, beneficios para empleados, pago de vacaciones o pago por enfermedad. Si el negocio contribuye a un fondo de jubilaci?n o paga parte de las primas de seguro de sus empleados, la documentaci?n de esto tambi?n debe guardarse. Si a los empleados se les paga por comisi?n, un supervisor tambi?n puede necesitar conservar los informes de ventas de la compa??a.
Se deben conservar copias digitales y en papel de los registros. Esto es para que haya un archivo de respaldo en caso de que se destruya un conjunto de registros. Los registros digitales deben mantenerse en dispositivos de almacenamiento extra?bles, como un disco duro de respaldo, disco o unidad flash, adem?s de tenerlos en el disco duro de una computadora. Las copias en papel deben estar encerradas en un gabinete ign?fugo ubicado en un ?rea que no sea propensa a inundaciones, ya que esto puede ayudar a garantizar la seguridad de estos documentos.
La retenci?n de registros de n?mina puede ser una parte importante de las operaciones regulares de cualquier negocio. Hacerlo normalmente es f?cil si el trabajo se mantiene regularmente. Guardar documentos de manera ordenada y por el tiempo requerido puede ahorrarle a un gerente una gran cantidad de dolor en el caso de una auditor?a o venta de la empresa.
Inteligente de activos.