La creación de imágenes de documentos es un elemento esencial para hacer negocios en la actualidad. Como medio para crear copias electrónicas de documentos, diagramas e imágenes importantes, la creación de imágenes de documentos ayuda a garantizar que el papeleo comercial se pueda guardar y archivar de forma segura. Estos son los conceptos básicos relacionados con la creación de imágenes de documentos, incluido el almacenamiento y la distribución de las imágenes guardadas.
La creación de imágenes de documentos en papel es muy sencilla. Todo lo que realmente se requiere es un escáner de calidad, un cable USB para conectar el escáner a una computadora y luego un software de escaneo que permitirá nombrar y almacenar la imagen guardada. Si bien los escáneres de documentos solían ser algo caros, hoy en día existen unidades de buena calidad a precios muy razonables. Esto hace posible la creación de imágenes de documentos tanto para las empresas como para el hogar.
Una vez que el software está cargado en el disco duro y el sistema reconoce el escáner, simplemente coloque el documento boca abajo en la pantalla del escáner y presione la tecla de inicio para iniciar el escaneo. Trabajando de manera similar a una fotocopiadora, el escáner creará una imagen del documento, trabajando de un extremo al otro. Cuando se complete la página, será posible usar el software para nombrar el documento escaneado y luego almacenarlo en el disco duro de la computadora. Alternativamente, el documento escaneado puede cargarse en un CDR o cargarse en un servidor para su almacenamiento y recuperación.
Las ventajas del escaneo de documentos son abundantes. Uno, la creación de una copia electrónica de documentos valiosos garantiza que, incluso en el caso de que se pierda el original, se pueda volver a crear imprimiendo la copia electrónica. En segundo lugar, se pueden capturar y conservar archivos valiosos de años anteriores, ya que las imágenes de documentos crean una copia que no se desvanecerá, amarilleará con el tiempo ni se volverá frágil con el tiempo. Por último, la creación de imágenes de documentos hace que sea muy fácil compartir copias de documentos en papel con ubicaciones remotas.
Por ejemplo, si un asociado de ventas está fuera del país y necesita ver una copia del contrato de un cliente, no es necesario acumular el gasto que implica hacer una copia en papel y enviarla por correo mediante un servicio de mensajería. En cambio, el documento escaneado puede simplemente enviarse por correo electrónico o colocarse en una red a la que el asociado pueda acceder. Lo que solía tomar días ahora solo toma unos minutos para lograrlo con imágenes de documentos.
La creación de imágenes de documentos ha cambiado la forma en que muchas empresas almacenan documentos importantes y ha facilitado mucho la recuperación de datos cuando es necesario. Ya sea que los documentos consistan en imágenes, contratos o esquemas de construcción, las imágenes de documentos importantes se conservan y están disponibles siempre que se necesiten.